Que faut-il prévoir pour une soirée de prévention de quartier ?

Pour une soirée de prévention de quartier, il faut prévoir à la fois l’accueil des habitants, le buffet et le matériel nécessaire aux interventions. La liste couvre les tables, la vaisselle, le café, les supports d’information et la projection. Comptez les gobelets, les assiettes et les badges selon le nombre définitif d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 %. Les rallonges, les multiprises et les panneaux indicateurs sont souvent oubliés jusqu’au jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Table de buffetqté 2
Table d’accueil

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Bolsqté 60
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Cliques de présentation

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Ruban adhésifqté 4
Marqueursqté 12

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 5 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Spa Blauw - 5 bouteilles
- Eau pétillante - 3 bouteilles
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Sinas - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 2 briques
- Jus d'orange - 2 packs
- Citrons - 6 pièces
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Raisins - 2 kilos
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 8 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais aux fines herbes - 4 pots
- Baguettes - 8 pièces
- Pain complet - 5 pains
- Pain sans gluten - 2 pains
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Tartinade de houmous - 1 kilo
- Beurre - 500 grammes
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 3 sacs
- Mélange de noix - 2 sachets
- Biscuits - 5 paquets
- Brownies - 3 boîtes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Poivre - 1 flacon
- Sel - 1 boîte
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Préparez un badge nominatif pour chaque invité confirmé et imprimez-en environ 10 % de plus pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Pour le buffet, prévoyez une assiette, un bol, un couvert et un gobelet réutilisable par personne, plus une réserve d’environ 10 %.
Installez le point café et thé avec les machines à café, les bouilloires et les thermos au moins 30 minutes avant l’arrivée du public, afin que les boissons soient prêtes dès l’accueil.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le microphone 45 minutes avant le début. Vérifiez aussi chaque rallonge et multiprise avec le matériel réellement utilisé.
Préparez les panneaux d’accueil, d’information et indicateurs la veille. Gardez du ruban adhésif et des marqueurs sur place pour corriger une direction ou ajouter une information rapidement.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il pour une soirée de prévention de quartier ?: Prévoyez un gobelet réutilisable par participant attendu, avec une marge de 10 %. Pour 40 personnes, préparez donc 44 gobelets afin de couvrir les inscriptions supplémentaires et les remplacements.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Imprimez les badges après avoir établi la liste définitive des invités, idéalement 1 à 2 jours avant la soirée. Gardez 10 % de badges vierges pour les participants ajoutés au dernier moment.
Quel matériel faut-il tester avant la présentation ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 45 minutes avant l’ouverture. Lancez une présentation complète pour vérifier l’image et le son.
Quand installer les panneaux et la table d’accueil ?: Installez la table d’accueil et la signalétique 30 à 45 minutes avant l’arrivée des invités. Les panneaux indicateurs doivent être visibles depuis l’entrée et conduire clairement vers la salle, les toilettes et le buffet.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.