Que faut-il prévoir pour une soirée de dialogue ?

Une soirée de dialogue demande surtout une organisation fluide autour de l’accueil, des échanges et des pauses. Prévoyez les boissons, les amuse-bouches et la vaisselle en fonction du nombre d’inscrits, avec une petite marge pour les imprévus. Les badges, le programme imprimé et les règles de discussion sont souvent préparés trop tard. Le matériel audio et les branchements doivent aussi être testés avant l’arrivée du public, pas au moment où les premiers participants entrent.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Saladiers de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 60
Décoration de tableqté 8
Panneau d’accueil
Affiches de règles de discussionqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 packs
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 3 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Concombres - 5 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Mélange de noix - 2 kilo
- Galettes de riz - 4 paquets
- Pain complet - 6 pains
- Pain sans gluten - 2 pains
- Wraps - 5 paquets
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Tartinades végétariennes garnies - 8 barquettes
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Falafel vegan - 2 kilos
- Salade composée - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Oignons rouges - 8 pièces
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Biscuits - 6 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Barres chocolatées - 4 paquets
- Serviettes - 6 paquets
- Filtres à café - 2 paquets
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 3 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez une partie des bouteilles au frais dans les glacières et prévoyez de l’eau facilement accessible.
Comptez au moins 1 verre, 1 assiette et 1 couvert par participant, plus 10 % de réserve. Ajoutez quelques plateaux et saladiers de service pour éviter de manipuler les amuse-bouches directement depuis les emballages.
Préparez les badges nominatifs et le programme au moins 24 heures avant la soirée. Gardez 5 à 10 badges vierges à la table d’accueil pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Pour le café et le thé, prévoyez environ 1 tasse par personne pendant la pause, avec 10 % supplémentaire. Les thermos, bouilloires et machines à café doivent être installés avant l’ouverture du lieu.
Testez les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur et le vidéoprojecteur au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi chaque rallonge et multiprise afin qu’aucun câble ne traverse les passages.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une soirée de dialogue ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la durée ou le nombre de participants est incertain.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou louer ?: Prévoyez 1 verre, 1 assiette et 1 couvert par personne, avec 10 % de réserve. Pour une soirée de 40 personnes, cela représente au moins 44 exemplaires de chaque élément.
Quand préparer les badges et le programme ?: Préparez-les au moins 24 heures avant l’événement. Gardez 5 à 10 badges vierges et quelques exemplaires supplémentaires du programme pour les changements de dernière minute.
Combien de temps avant tester le matériel audio ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’ouverture au public. Vérifiez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, le vidéoprojecteur et les branchements.

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