Que faut-il prévoir pour une soirée d’introduction ?

Une soirée d’introduction demande surtout une organisation fluide à l’arrivée et des boissons disponibles dès le premier invité. Prévoyez la vaisselle, le café, le thé, les en-cas et le matériel pour les badges sans attendre le dernier jour. La liste comprend aussi ce qui est souvent oublié : rallonges, multiprises, panneaux indicateurs et poubelles. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits confirmé, avec une petite marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Portants à vêtementsqté 2
Table d'inscription

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couverts de serviceqté 10

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 60
Nappesqté 8
Vasesqté 6
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 20
Papier d'impression A4qté 100
Ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 48 bouteilles
- Eau gazeuse - 24 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Limonade citronnée - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 8 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-pistolets - 80 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Brie - 600 grammes
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 3 sachets
- Mélange de noix - 3 sachets
- Bâtonnets de légumes - 5 kilo
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Houmous - 4 bacs
- Mini-biscuits - 6 paquets
- Brownies - 5 boîtes
- Citrons - 12 pièces
- Menthe fraîche - 4 bottes
- Serviettes - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 8 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne si vous ne lavez pas la vaisselle pendant la soirée, puis ajoutez une marge de 10 % pour les verres égarés ou renversés.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif par invité confirmé, plus 5 à 10 badges vierges. Gardez au moins 1 stylo pour 10 personnes afin d’éviter l’attente à la table d’inscription.
Comptez une tasse par personne pour le café et le thé, avec 10 % supplémentaire. Préparez les machines à café, les bouilloires et les thermos avant l’arrivée du public, pas au moment de l’ouverture.
Réservez une prise électrique pour les enceintes et le microphone, et emportez au moins une rallonge ainsi qu’une multiprise de secours. Testez le matériel sonore 30 minutes avant le début.
Installez les panneaux indicateurs, les poubelles et les portants à vêtements avant l’ouverture des portes. Les éléments d’accueil et de circulation sont souvent oubliés alors qu’ils servent dès la première minute.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une soirée d’introduction ?: Préparez un badge par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 badges vierges pour les arrivées non prévues ou les erreurs d’impression. Imprimez-les idéalement la veille, après la confirmation des inscriptions.
Quelle quantité de boissons acheter pour une soirée d’introduction ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge, surtout si la soirée dure plus de deux heures.
Combien d’assiettes, verres et couverts prévoir ?: Prévoyez au minimum une assiette et un jeu de couverts par invité, ainsi que 2 à 3 verres par personne si aucun lavage n’est prévu. Une marge de 10 % évite de manquer de vaisselle en cas de chute ou d’utilisation répétée.
Quand faut-il mettre les boissons au frais et préparer le café ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début, ou la veille si votre réfrigérateur est peu puissant. Préparez le café et le thé 15 à 30 minutes avant l’accueil afin qu’ils soient prêts sans refroidir trop tôt.

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