Organiser un débat électoral sans rien oublier

Un débat électoral se prépare autant dans les détails que sur scène. Il faut bloquer le lieu et les horaires, confirmer les candidats, organiser les inscriptions et cadrer les questions avant de régler la technique et l’accueil. Cette checklist suit l’ordre de préparation d’un débat public, du premier contact jusqu’à l’impression des badges et de la liste de présence. Elle vous aide aussi à anticiper les besoins alimentaires, l’accessibilité et les éléments souvent traités trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer la date et les heures
2 personnes
Définir le format du débat
3 personnes
Réserver l’animateur
Contacter les parties participantes
2 personnes
Confirmer la participation des parties
2 personnes
Enregistrer les candidats et les contacts
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Publier le message promotionnel
2 personnes
Envoyer les invitations presse
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Recueillir les questions des visiteurs
2 personnes
Sélectionner les questions de débat
3 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Répartir les temps de parole
2 personnes
Partager les règles avec les candidats
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Préparer les impressions
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Réception des livraisons
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Mettre en place la scène
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes

Événement

Accueillir les candidats
2 personnes
Donner les consignes aux candidats
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la ronde d'ouverture
2 personnes
Animer le débat thématique
3 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Surveiller le temps
Gérer la technique
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Encadrer le tour final
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
2 personnes
Saluer les candidats au départ

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rendre les clés
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les photos et les vidéos
Traiter les données de présence
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de débatqté 3
Tables d’accueil et de restaurationqté 4
Chaises pour le publicqté 120
Chaises des candidatsqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation
Câbles HDMIqté 3
Minuterieqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampadairesqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 140
Fourchettesqté 140
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces et spatulesqté 6
Tire-bouchonqté 2
Poubellesqté 6

Décoration

Fond de scène du débat
Nappesqté 7
Plaques nominatives de la scèneqté 8
Plaques nominatives des candidatsqté 8
Panneaux de signalisationqté 8
Affiches du programmeqté 10
Goulottes de câblesqté 8
Cintres de vestiaireqté 120

Catering

Courses

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 140
Porte-badgesqté 140
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 30
Papier A4qté 2
Marqueursqté 8
Ruban de papierqté 6
Marqueurs permanentsqté 8
Enveloppesqté 150

Imprimés

Programmesqté 140
Profils des partisqté 120
Cartes de questionsqté 30
Cartes d'itinéraireqté 20
Listes de participantsqté 4
Formulaires d’évaluationqté 120

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Caisses en plastiqueqté 8

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Lampes de pocheqté 3
Pilesqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 4

Conseils

Réservez le lieu et confirmez la date dès que le format est défini : prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour contacter les partis, ouvrir les inscriptions et organiser la communication.
Fixez les règles avant l’envoi des invitations aux candidats. Indiquez la durée des prises de parole, les thèmes, les relances de l’animateur et la procédure de sélection des questions du public.
Fermez la collecte des questions plusieurs jours avant le débat, puis sélectionnez-les avec une grille claire. Gardez quelques questions de remplacement pour les réponses trop courtes ou les sujets devenus sensibles.
Testez microphones, haut-parleurs, ordinateur, écran, câbles HDMI et minuterie au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi des rallonges, multiprises et batteries externes de secours.
Traitez les inscriptions et les besoins spécifiques avant de commander le catering. Comptez les réponses alimentaires et d’accessibilité au plus tard 5 jours avant l’événement, puis imprimez badges et liste de présence le jour précédent.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un débat électoral ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les partis, ouvrir les inscriptions et préparer le déroulé.
Combien de temps prévoir pour un débat électoral ?: Prévoyez généralement 90 minutes à 2 heures pour le débat, puis 30 minutes pour l’accueil et l’installation du public. Ajoutez au moins 2 heures avant l’ouverture pour le test technique et la mise en place.
Quand sélectionner les questions du public ?: Sélectionnez les questions 3 à 5 jours avant le débat, après la clôture des inscriptions ou de la collecte en ligne. Préparez quelques questions de remplacement pour éviter les temps morts.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Confirmez le nombre de repas et les contraintes alimentaires au moins 5 jours avant l’événement. Gardez une petite marge pour les inscriptions tardives et prévoyez l’installation des tables d’accueil et de restauration avant l’arrivée du public.

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