Checklist pour organiser un congrès de réseautage

Un congrès de réseautage demande plus qu’un programme et une salle. Il faut coordonner les inscriptions, les intervenants, la restauration, les badges, les présentations et tout le matériel technique. Cette checklist de 75 tâches et 77 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au contrôle final des participants. Utilisez-la pour repérer les oublis fréquents avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date et le public cible
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver la technique
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Envoyer les informations sur les intervenants
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Créer les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Imprimer le programme
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les cartes de discussion
2 personnes
Établir le plan de table
Confirmer les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Étiqueter les boîtes de catering
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer le fond de scène
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Charger les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’écran
2 personnes
Préparer les informations Wi-Fi
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Veiller au planning
Changer les microphones
Encadrer les tables de réseautage
4 personnes
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Fermer le lieu
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 15
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux de serviceqté 4
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Sets de nappesqté 10
Présentoirs pour cartes nominativesqté 90
Compositions floralesqté 10
Fond de scène avec logo
Arches de ballonsqté 2
Décorations de tableqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Supports de badges nominatifsqté 90

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à batterieqté 12

Catering

Courses

Fournitures de bureau

Flyers du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 100
Stylos à billeqté 100
Blocs-notesqté 100
Cartes de discussionqté 100
Ruban de papierqté 6
Marqueurs permanentsqté 12
Presse-papiersqté 4
Étiquettes nominativesqté 120
Enveloppesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants en caoutchoucqté 8
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6

Vêtements

Rubans de serviceqté 8
Tabliersqté 8

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Bloquez la date et le public cible avant de réserver le lieu : la capacité nécessaire dépend directement du nombre de participants et du format des échanges.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant le congrès. Prévoyez aussi l’étiquetage des boîtes de catering.
Relancez les intervenants 7 jours avant l’événement pour récupérer leurs présentations, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur utilisé avec le vidéoprojecteur et le cliqueur.
Préparez les badges nominatifs après une dernière vérification de la liste, idéalement 24 à 48 heures avant l’accueil. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Testez les microphones, les haut-parleurs, le mixeur audio, le Wi-Fi, les câbles HDMI et les rallonges au moins 2 heures avant le début. Prévoyez une solution de secours pour les présentations et les connexions réseau.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un congrès de réseautage ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue. Prévoyez une relance 10 à 14 jours avant la clôture des inscriptions afin d’obtenir un nombre réaliste de participants.
Combien de temps prévoir pour installer la technique d’un congrès ?: Prévoyez au minimum 2 heures sur place pour installer et tester le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les connexions. Ajoutez 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent des formats de présentation différents.
Quand imprimer les badges des participants ?: Imprimez les badges 24 à 48 heures avant le congrès, après une dernière vérification de la liste. Conservez au moins 5 à 10 badges vierges pour les changements de nom ou les inscriptions tardives.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez le nombre de repas et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez une marge de 5 à 10 % si les inscriptions restent ouvertes ou si des intervenants doivent encore confirmer leur présence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.