Organiser une assemblée des membres sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixe la date et le lieu suffisamment tôt pour laisser au moins 3 semaines aux membres afin de répondre à l’invitation. Vérifie aussi la réservation de la salle avant d’engager le traiteur ou la technique.
• Envoie les rapports annuels et les documents de réunion avec la convocation, idéalement 7 à 10 jours avant l’assemblée. Les membres pourront ainsi préparer leurs questions et tu éviteras les impressions de dernière minute.
• Arrête les inscriptions 3 à 5 jours avant la réunion. Utilise le nombre confirmé pour prévoir les repas, les boissons, les assiettes, les verres et les sièges, en ajoutant environ 5 % de marge.
• Prépare les bulletins de vote, les badges nominatifs et la liste de présence au plus tard la veille. Garde quelques stylos et blocs-notes supplémentaires à la table d’inscription.
• Arrive au moins 90 minutes avant l’accueil pour ouvrir le lieu, vérifier la salle, installer les tables et les chaises, puis tester l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le câble HDMI. Branche aussi les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des membres.

Questions fréquentes

Quand envoyer l’invitation à une assemblée des membres ?

Envoie la convocation au moins 3 semaines avant la date prévue, avec l’ordre du jour et les informations pratiques. Transmets les rapports et documents définitifs 7 à 10 jours avant la réunion si possible.

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une assemblée des membres ?

Compte 3 à 4 semaines pour gérer la date, les invitations, les inscriptions, le catering et la technique. Réserve les 2 derniers jours à l’impression, aux bulletins de vote, aux badges et aux vérifications finales.

Combien de temps avant l’assemblée faut-il installer la salle ?

Prévois au moins 90 minutes avant l’arrivée des membres. Ce délai couvre l’installation des tables, des chaises et de la table d’inscription, ainsi que le test de la présentation et du matériel audiovisuel.

Comment prévoir le repas et les boissons pour une assemblée des membres ?

Base les quantités sur les inscriptions confirmées 3 à 5 jours avant l’événement et vérifie les besoins alimentaires recueillis. Pour les boissons, prévois généralement 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée de la réunion.

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