Checklist pour organiser une conférence politique

Une conférence politique demande un suivi précis, surtout lorsque plusieurs intervenants, des inscriptions et du matériel audiovisuel sont prévus. Commencez par fixer le programme, l’objectif et les responsabilités, puis avancez vers le lieu, les invitations et la logistique. Les derniers jours servent à vérifier les présentations, clôturer les inscriptions et tester chaque élément technique. Cette checklist regroupe 73 tâches et 63 fournitures pour garder une vue d’ensemble jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et l’objectif
2 personnes
Confirmer les intervenants
Définir le maître de cérémonie
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le matériel technique
Rédiger les invitations
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Clôturer la liste des participants
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Définir la disposition des tables
2 personnes
Imprimer le déroulé
Tester la technique
2 personnes
Confirmer la commande traiteur
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel et les équipements
3 personnes
Trier les badges et les programmes
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Animer la table ronde
3 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet et la cuisine
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les présentations
Envoyer un message de remerciement
Archiver la liste des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 14
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Pupitre
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 140
Fourchettesqté 140
Couteauxqté 140
Cuillèresqté 140
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
plateauxqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Housses de mange-deboutqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 130
Pots à crayonsqté 6
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Post-itqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu, le traiteur et le matériel technique dès que la date est fixée. Prévoyez au minimum une table d’inscription, un pupitre, un écran et des microphones sans fil si plusieurs personnes prennent la parole.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur avant la confirmation de commande. Une clôture 3 à 5 jours avant l’événement laisse encore le temps de corriger les quantités.
Fixez une date limite pour recevoir les présentations et contrôlez-les avant le jour J. Testez chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place, notamment les vidéos, les polices et les formats d’affichage.
Préparez les badges nominatifs et les programmes après la clôture de la liste des participants. Triez-les par ordre alphabétique la veille afin de réduire l’attente à la table d’inscription.
Faites un test technique complet avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, mixeur audio, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Gardez des batteries externes et un ordinateur de secours à portée de main si possible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence politique ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer les intervenants, réserver le lieu et le traiteur, préparer les invitations et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand clôturer les inscriptions à une conférence ?: Clôturez la liste 3 à 5 jours avant l’événement pour imprimer les badges et ajuster le nombre de repas. Gardez une procédure simple pour ajouter exceptionnellement quelques participants le jour même.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?: Bloquez au moins 60 à 90 minutes avant l’ouverture du lieu. Testez les microphones, le vidéoprojecteur, l’ordinateur, les présentations, les câbles et le niveau sonore avec les intervenants présents.
Que faut-il préparer la veille d’une conférence politique ?: Rassemblez le matériel, triez les badges et les programmes, vérifiez le déroulé et confirmez la commande du traiteur. Prévoyez aussi l’ouverture du lieu au moins 1 heure avant l’arrivée des participants pour installer et contrôler la salle.

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