Que faut-il prévoir pour une soirée d’information GGD ?

Une soirée d’information GGD demande surtout une organisation claire de l’accueil, de la présentation et de la pause-café. Prévoyez le mobilier, le matériel audiovisuel, les supports imprimés et la vaisselle avant le jour J. Le nombre de participants inscrits sert de base pour calculer les chaises, les badges, les brochures et les boissons. Vérifiez aussi les besoins alimentaires et d’accessibilité suffisamment tôt pour éviter les achats de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Accueil
Tables d’informationqté 6
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces alimentairesqté 6
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Supports pour porte-nomsqté 120
Panneaux d’orientationqté 12
Autocollants de flèchesqté 30
Numéros de tableqté 12
Pâte adhésiveqté 4

Catering

Brochures d’informationqté 150
Formulaires de feedbackqté 120
Stylosqté 120
Presse-papiersqté 10
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thés - 6 boîtes
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Blanc de poulet halal - 2 kilos
- Tartinade végétarienne - 2 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Noix non salées - 4 kilo
- Galettes de riz - 8 paquets
- Crackers complets - 8 paquets
- Barres de muesli - 120 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwichs végétaliens - 30 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à miettes de tableqté 4

Éclairage

Lampes de bureauqté 4
Pilesqté 24

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les arrivées imprévues. Réservez aussi une zone dégagée pour les personnes à mobilité réduite.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif et une brochure par participant inscrit, puis imprimez 5 à 10 exemplaires supplémentaires. Gardez la liste des participants à portée de main pour les changements de dernière minute.
Pour une pause d’une heure, comptez environ 2 boissons par personne : une boisson chaude et une boisson fraîche ou de l’eau. Prévoyez au moins 10 % de tasses, verres et assiettes en plus pour remplacer la vaisselle utilisée ou renversée.
Testez le portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Ajoutez une rallonge, une multiprise et une batterie externe de secours.
Ne commandez pas le catering uniquement selon le nombre annoncé : utilisez les inscriptions mises à jour chaque semaine et les besoins alimentaires recueillis. Confirmez les quantités avec le prestataire au moins 3 à 5 jours avant la soirée.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une soirée d’information GGD ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 50 inscrits, cela représente environ 53 à 55 chaises, en plus des places réservées aux intervenants.
Combien de brochures et de badges faut-il imprimer ?: Préparez un exemplaire de chaque document et un badge par participant inscrit. Ajoutez 5 à 10 exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les invités non prévus.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une réunion d’information ?: Pour une pause d’une heure, comptez environ 2 boissons par personne, dont au moins une boisson chaude et une portion d’eau. Ajoutez 10 % de réserve, surtout si la soirée se déroule en dehors des horaires habituels de repas.
Quand commander le catering pour la soirée GGD ?: Confirmez la commande 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Le jour précédent, contrôlez encore le nombre de participants, les horaires de livraison et le matériel de service.

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