Qué necesitas para una velada informativa GGD

Para una velada informativa GGD necesitas preparar tres zonas: recepción, sala de presentación y servicio de café o agua. La lista incluye mobiliario, equipo audiovisual, menaje y elementos para mantener el espacio ordenado. Calcula al menos un vaso de agua por persona y una taza por cada servicio de café previsto. Revisa cables, regletas y baterías antes del día del evento: son artículos pequeños que suelen faltar cuando ya ha llegado el público.

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Lo que necesitas

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Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mostrador de recepción
Mesas informativascant. 6
Papeleracant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías externascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas para alimentoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Fundas para tarjetas identificativascant. 120
Carteles de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 30
Números de mesacant. 12
Masilla adhesivacant. 4

Catering

Folletos informativoscant. 150
Formularios de feedbackcant. 120
Bolígrafoscant. 120
Portapapelescant. 10
Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 6 cajas
- Cacao en polvo - 1 paquete
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 120 unidades
- Panecillos integrales - 80 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Pechuga de pollo halal - 2 kilos
- Crema vegetariana para untar - 2 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Pimientos - 3 kilo
- Zanahorias - 3 kilos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 100 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Frutos secos sin sal - 4 kilos
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Crackers integrales - 8 paquetes
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Servilletas - 500 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante de manos - 6 envases

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20
Cepillos para migas de mesacant. 4

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 4
Bateríascant. 24

Consejos

Prepara una mesa de recepción con sillas cercanas y coloca allí el listado de participantes y las tarjetas de nombre. Lleva entre un 5 y un 10 % de tarjetas adicionales para cambios de última hora.
Comprueba el equipo audiovisual como mínimo 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cable HDMI, alargadores y regletas. Lleva al menos una batería externa como respaldo para dispositivos pequeños.
Calcula el menaje según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 %. Para una pausa con café y agua, reserva una taza y un vaso por persona, además de platos, cubiertos y utensilios de servicio.
Prepara el café y el té en termos o recipientes de servicio poco antes de la pausa. Un termo adicional resulta útil si la sesión reúne a más de 30 personas o si la pausa dura más de 15 minutos.
Coloca las mesas informativas y los folletos antes de abrir la sala, y deja una papelera visible junto a la zona de café. Agrupa los materiales por tema para que los asistentes puedan recogerlos sin interrumpir la presentación.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una velada informativa GGD?: Necesitas mobiliario para recepción e información, equipo audiovisual para las presentaciones y material para café y agua. Como referencia, prepara una silla por participante y un vaso de agua por persona.
¿Cuánto café y agua debo comprar para una reunión informativa?: Calcula una taza de café o té por persona durante la pausa y añade un 10 % de margen. Para el agua, prepara al menos un vaso por persona y algo más si la sesión dura más de dos horas.
¿Cuándo debo comprobar el proyector y el micrófono?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba también el cable HDMI, los altavoces, las regletas y los alargadores.
¿Cuántas tarjetas de nombre y folletos necesito?: Prepara una tarjeta por participante inscrito y añade entre un 5 y un 10 % para inscripciones o cambios tardíos. Para los folletos, calcula uno por persona y guarda un pequeño grupo adicional en la mesa de recepción.

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