Einkaufsliste für einen Informationsabend des GGD

Für einen Informationsabend des GGD brauchst du neben Bestuhlung und Empfang vor allem zuverlässige Präsentationstechnik, verständliche Unterlagen und eine einfache Versorgung mit Kaffee und Wasser. Plane die Mengen nach der bestätigten Teilnehmerzahl und halte bei Gläsern, Tassen und Informationsmaterial etwa 10 Prozent Reserve bereit. Technik wie Projektor, Mikrofon und HDMI-Kabel sollte spätestens am Vortag gemeinsam getestet werden. So fallen fehlende Adapter, zu wenige Namensschilder oder nicht zugängliche Informationsunterlagen nicht erst beim Einlass auf.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
Empfangstresen
InformationstischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
LebensmittelzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
NamensschildhalterAnz. 120
WegweiserAnz. 12
PfeilaufkleberAnz. 30
TischnummernAnz. 12
KlebestiftAnz. 4

Catering

InformationsbroschürenAnz. 150
Feedback-FormulareAnz. 120
StifteAnz. 120
KlemmbretterAnz. 10
Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teesortiment - 6 Kartons
- Kakaopulver - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 8 Liter
- Apfelsaft - 6 Liter
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 120 Stück
- Vollkornbrötchen - 80 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Halal-Hähnchenbrust - 2 Kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 2 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 5 kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 100 Stück
- Trauben - 8 kilo
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Ungesalzene Nüsse - 4 Kilo
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Vollkorncracker - 8 Packungen
- Müsliriegel - 120 Stück
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brötchen - 30 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Servietten - 500 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Handseife - 6 Spender
- Handdesinfektionsgel - 6 Flaschen

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
TischkrümelbürstenAnz. 4

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Anmeldungen bedeutet das 88 Stühle; für Referierende und Mitarbeitende sollten zusätzliche Plätze am Rand vorgesehen werden.
Rechne für den Empfang mit einem Namensschild pro Person und drucke etwa 10 Prozent zusätzliche Exemplare. Lege Teilnehmerliste, Anmeldeunterlagen und Informationsbroschüren getrennt bereit, damit der Einlass nicht ins Stocken gerät.
Stelle für die Präsentation einen Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher zusammen und prüfe HDMI-Kabel sowie Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher. Ein Ersatzkabel und geladene Powerbanks verhindern unnötige Pausen.
Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Tassen Kaffee oder Wasser pro Person, abhängig von der Dauer des Abends. Stelle Thermoskannen, Kaffeetassen, Wassergläser und Serviertabletts bereits vor Beginn auf, statt erst während des Einlasses nachzudecken.
Ordere Geschirr und Küchenzubehör nicht exakt nach Anmeldezahl: Bei 60 Teilnehmenden sind mindestens 66 Tassen, Gläser und Teller sinnvoll. Berücksichtige außerdem erfasste Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarfe bei Catering, Raumaufteilung und den ausgelegten Informationen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Informationsabend des GGD?: Du brauchst Sitzplätze, Empfangs- und Informationstische, Präsentationstechnik sowie Unterlagen für Anmeldung und Information. Dazu gehören unter anderem Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Namensschilder und Informationsbroschüren.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen GGD-Informationsabend?: Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Trinkglas und eine Tasse ein, plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 60 Gästen solltest du daher ungefähr 66 Gläser und 66 Tassen einplanen; bei längeren Veranstaltungen zusätzlich Teller und Besteck.
Wann sollte ich die Technik für den Informationsabend prüfen?: Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und HDMI-Kabel spätestens 24 Stunden vor Beginn. Prüfe dabei auch die Stromversorgung und lege Verlängerungskabel sowie geladene Powerbanks als Reserve bereit.
Wie viele Namensschilder und Broschüren muss ich vorbereiten?: Drucke für jede angemeldete Person ein Namensschild und lege etwa 10 Prozent Reserve an. Bei 80 Anmeldungen sind das 88 Namensschilder; Informationsbroschüren solltest du ebenfalls mindestens in dieser Menge bereithalten.

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