Que prévoir pour une soirée d’évangélisation ?

Une soirée d’évangélisation demande plus qu’une salle et un programme. Il faut prévoir l’accueil, les places assises, le café, la sonorisation et la projection, sans oublier les supports imprimés pour les textes et les chants. Cette liste vous aide à réunir le matériel nécessaire avant l’ouverture du lieu. Comptez les participants inscrits et ajoutez une marge pour les invités de dernière minute, surtout pour les verres, les tasses et les chaises.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 2

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Ballonsqté 80
Pompe à ballons
Pinces à lingeqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Biscuits au café - 6 paquets
- Beurre - 3 paquets
- Petits pains - 100 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon - 1,5 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitues pommées - 4 pièces
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 4 bouteilles
- Glaçons - 6 sacs
- Serviettes en papier - 8 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 10 % de marge : pour 50 personnes, installez environ 55 chaises. Gardez quelques tabourets disponibles pour les intervenants ou les bénévoles.
Pour le point café, préparez au moins une tasse et un verre par personne, ainsi qu’une machine à café ou une bouilloire de secours. Les thermos évitent de devoir relancer la préparation pendant les temps d’accueil.
Testez les microphones sans fil, l’enceinte, le projecteur et l’ordinateur portable au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : les prises disponibles sont souvent moins nombreuses que prévu.
Imprimez les textes et les chansons avant le jour J, avec quelques exemplaires supplémentaires : comptez 10 % de copies en plus. Placez les documents près de la table d’accueil pour éviter une distribution précipitée au début de la soirée.
Installez le panneau d’accueil et les panneaux du programme avant l’ouverture du lieu, idéalement 30 minutes à l’avance. Prévoyez des nappes et les plateaux de service avant de sortir les boissons et les aliments, afin de garder l’espace d’accueil propre.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une soirée d’évangélisation ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite et ajoutez environ 10 % de marge. Pour 50 participants, préparez donc 55 chaises afin d’accueillir quelques personnes non inscrites.
Quand tester le son et le projecteur ?: Faites un premier test au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones, l’enceinte, l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les rallonges et les multiprises avec les intervenants présents.
Combien de tasses et de verres faut-il acheter ?: Prévoyez au minimum une tasse et un verre par participant, plus 10 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente environ 55 tasses et 55 verres, surtout si le café reste accessible pendant toute la soirée.
Quand installer la table d’accueil et les panneaux ?: Installez la table d’accueil, le panneau d’accueil et le programme au moins 30 minutes avant l’ouverture. Gardez ensuite 15 minutes pour disposer les documents, vérifier les inscriptions et préparer les bénévoles.

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