Que prévoir pour une soirée d’entrepreneurs régionaux ?

Pour une soirée d’entrepreneurs régionaux, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux amuse-bouches. Il faut aussi prévoir l’accueil, le service du buffet et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste vous aide à regrouper les fournitures avant le jour J, notamment les badges, les verres, les rallonges et les câbles souvent oubliés. Adaptez les quantités au nombre définitif d’inscrits et ajoutez une marge de 10 % pour les consommables.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Ciseauxqté 3
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 12

Décoration

Porte-nomsqté 70
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Guirlandesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Grains de café - 3 kilos
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 10 kilos
- Eau minérale pour les intervenants - 12 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pistolets - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Tartinade d’aubergine - 1 kilo
- Pesto - 4 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Tomates cerises - 3 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Poires - 30 pièces
- Bananes - 24 pièces
- Fraises - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Tomates séchées - 3 bocaux
- Noix mélangées - 3 kilo
- Mélange de fruits secs et de noix - 2 kilo
- Crackers de riz - 4 paquets
- Mini-quiches - 100 pièces
- Feuilletés végétariens - 100 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Brochettes de poulet - 100 pièces
- Mini boulettes de viande - 100 pièces
- Brownies - 80 pièces
- Mini muffins - 80 pièces
- Chocolat noir - 1 kilo
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Gants en nitrile - 2 boîtes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Sacs de congélation - 1 paquet

Conseils

Prévoyez 2 à 3 verres d’eau par personne si le service dure plusieurs heures, plus quelques carafes pour éviter de remplir les verres un par un. Pour le vin, comptez environ 2 verres par invité qui en boit.
Achetez au moins 1,2 portion d’amuse-bouche par invité afin de garder une réserve pour les arrivées décalées. Séparez les bouchées végétariennes et préparez les cartes d’allergènes avant l’installation du buffet.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif par participant confirmé, puis imprimez 5 à 10 % de badges vierges supplémentaires. Gardez-les avec les stylos à la table d’inscription, plutôt que dans les cartons du traiteur.
Regroupez le matériel de présentation dans une caisse dédiée : ordinateur, câble HDMI, rallonge et multiprise. Testez chaque combinaison au moins 24 heures avant la soirée, car un adaptateur manquant est difficile à remplacer au dernier moment.
Prévoyez une poubelle près du buffet et une autre près de l’accueil ou des vestiaires. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez le matin même que les thermos, machines à café, bouilloires et tasses sont disponibles.

Questions fréquentes

Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée d’entrepreneurs ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et prévoyez une marge de 10 % pour les invités non prévus ou les consommations plus élevées.
Combien d’assiettes et de couverts faut-il acheter ?: Prévoyez une assiette et une paire de couverts par invité, plus 10 % de réserve. Pour 30 personnes, cela représente au minimum 33 assiettes, 33 fourchettes et 33 couteaux, avec des cuillères si un dessert ou un café est servi.
Quand faut-il préparer les badges et le programme ?: Imprimez les badges et le programme 24 à 48 heures avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Gardez 5 à 10 % de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Quel matériel faut-il prévoir pour les présentations ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur, un câble HDMI, une rallonge et une multiprise. Testez le matériel au moins 24 heures avant, puis gardez un câble et un adaptateur de secours si les intervenants utilisent plusieurs ordinateurs.

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