Que prévoir pour une soirée climat ?

Une soirée climat combine généralement des interventions, des présentations et un ou plusieurs ateliers. Les achats ne se limitent donc pas au buffet : il faut aussi prévoir la projection, le son, les câbles et le matériel réutilisable. Calcule les boissons selon la durée, réserve la vaisselle pour chaque participant et garde une marge pour les inscriptions de dernière minute. Les besoins alimentaires et les repas adaptés doivent être séparés et clairement identifiés avant le jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 10
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Cliqueur de présentation
Clés USBqté 3
Piles rechargeablesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Saladiersqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Affiches sur le climatqté 12
Guirlandes en papierqté 8
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux d'informationqté 8
Tableau blancqté 2
Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gantsqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Poudre de cacao - 500 grammes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait de soja - 3 litres
- Sucre en poudre - 2 kilogrammes
- Miel - 2 pots
- Citrons - 2 kilogram
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Raisins rouges - 4 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Bananes - 4 kilogrammes
- Poires - 4 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Céleri branche - 3 pieds
- Radis - 6 bottes
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Pain complet - 12 pains
- Wraps complets - 6 paquets
- Houmous nature - 3 kilogrammes
- Houmous poivron - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Tartinade végétale - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage de chèvre - 1 kilogram
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Tapenade d’olives - 2 pots
- Falafel - 4 kilogrammes
- Lentilles - 3 kilogrammes
- Pois chiches - 3 kilogram
- Couscous - 4 kilogrammes
- Riz complet - 3 kilogrammes
- Tomates en dés - 12 boîtes
- Lait de coco - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 boîtes
- Pommes de terre - 8 kilogrammes
- Oignons - 3 kilogrammes
- Ail - 6 têtes
- Épinards - 3 kilogrammes
- Courgettes - 8 pièces
- Aubergines - 6 pièces
- Champignons - 3 kilogram
- Maïs - 6 boîtes
- Haricots rouges - 6 boîtes
- Citrouille - 4 kilogrammes
- Concentré de tomate - 6 boîtes
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Sauce soja - 2 bouteilles
- Tahini - 2 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Cumin - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre de curry - 1 pot
- Origan - 1 pot
- Basilic - 6 bottes
- Persil - 6 bottes
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Crackers complets - 8 paquets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix non salées - 3 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Barres de chocolat noir - 12 barres
- Biscuits à l'avoine - 8 paquets
- Brownies vegan - 6 boîtes
- Rochers à la noix de coco - 4 boîtes
- Gâteau au citron - 4 gâteaux
- Serviettes en papier - 8 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle déchets résiduels - 40 pièces
- Sacs poubelle compostables - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Torchons - 12 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons

Conseils

Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Mets les boissons au frais suffisamment tôt et garde quelques carafes d’eau accessibles pendant les échanges.
Compte une assiette, un gobelet, un jeu de couverts et une tasse par participant, avec 10 % de marge. Pour 50 personnes, cela représente 55 unités de chaque élément utilisé.
Pour une présentation avec son, teste le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI et les multiprises au moins 24 heures avant. Prévois aussi un câble de rechange et des piles rechargeables pour le cliqueur et les microphones.
Regroupe le matériel de chaque atelier dans des bacs séparés avant l’arrivée des participants. Les planches à découper, couteaux, louches et pinces de service sont souvent oubliés lorsqu’un atelier comprend une préparation ou une dégustation.
Étiquette les repas diététiques dès leur réception et conserve la liste des besoins alimentaires avec le catering. Prépare au moins 5 à 10 % de portions ou de boissons supplémentaires si le nombre final d’inscrits n’est pas encore stabilisé.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une soirée climat ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % si la soirée dure plusieurs heures ou si les inscriptions ne sont pas définitives.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour 50 personnes ?: Prévois au minimum 50 gobelets, 50 assiettes, 50 jeux de couverts et 50 tasses si du café est servi. Une marge de 10 % porte chaque quantité à 55 unités, ce qui évite de manquer de vaisselle réutilisable.
Quand tester le matériel de présentation ?: Fais un test complet au moins 24 heures avant la soirée, puis vérifie à nouveau les branchements à l’installation. Teste les présentations, les vidéos, le son, les microphones, les multiprises et les rallonges sur place.
Que prévoir pour les repas avec contraintes alimentaires ?: Recense les besoins dès la clôture des inscriptions et transmets-les au catering avant la commande finale. Emballe et étiquette séparément chaque repas adapté, puis vérifie la liste juste avant le service.

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