Que faut-il prévoir pour une session d’inspiration ?

Une session d’inspiration demande plus qu’un café et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil, le service des boissons, les pauses et la technique, sans oublier les petits éléments qui manquent souvent le jour J. Cette liste rassemble le matériel et les fournitures à acheter ou à apporter pour installer les tables, servir le catering et faire intervenir les présentateurs dans de bonnes conditions. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits et garde une marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table de scène
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Chronomètresqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Cartes de menuqté 8
Stylosqté 60
Numéros de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pils - 36 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Vin rouge - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 2 kilo
- Olives - 3 bocaux
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Baguettes salées - 12 pièces
- Wraps complets - 60 pièces
- Falafel - 3 kilos
- Filets de poulet - 3 kilo
- Salade mêlée - 3 kilo
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Salade de pommes de terre - 4 kilo
- Sauce au yaourt - 3 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Brownies - 60 pièces
- Biscuits - 4 paquets
- Glaçons - 10 kilos
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 3 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Serviettes - 200 pièces

Conseils

Prévois au moins un verre à eau par participant, plus 10 % de réserve. Pour une session avec vin ou autre boisson servie au verre, ajoute un verre adapté par personne et quelques unités supplémentaires.
Compte une tasse par participant pour chaque service de café, avec environ 10 % de marge. Une deuxième tasse est utile si la pause dure plus de 30 minutes ou si les participants enchaînent plusieurs boissons.
Vérifie la chaîne technique avant l’ouverture : ordinateur portable, projecteur, écran, câble HDMI, rallonge et multiprise doivent être compatibles. Prépare au moins un câble HDMI de rechange si la présentation est indispensable.
Pour le buffet, prévois un plateau ou un petit bol par type de bouchée et une cuillère de service par préparation. Les planches à découper, couteaux et verres doseurs sont souvent oubliés lorsqu’il faut préparer les fruits et légumes sur place.
Prépare les chevalets et les feutres avant l’arrivée des participants, puis place les chronomètres près de la table de scène. Garde quelques badges nominatifs vierges pour les inscriptions de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une session d’inspiration ?: Prévois au minimum un verre à eau par participant, plus 10 % de réserve. Si du vin est servi, ajoute un verre à vin par personne ; pour 40 participants, cela représente 44 verres à eau et 44 verres à vin.
Quel matériel faut-il pour une présentation pendant la session ?: Prévois un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, un câble HDMI, une rallonge et une multiprise. Teste l’ensemble au moins 24 heures avant et garde un câble de rechange si possible.
Combien de tasses et de café prévoir pour 30 personnes ?: Prévois 33 tasses pour garder une marge de 10 %. Pour le café, base-toi sur le nombre de services prévus : un service pour 30 personnes, deux services si la pause dure longtemps ou si le programme comprend plusieurs pauses.
Quand acheter les boissons et les produits du buffet ?: Achète les boissons non périssables et le matériel de service 2 à 3 jours avant. Les fruits, légumes et amuse-bouches froids sont à préparer ou récupérer le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant l’accueil.

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