Qué necesitas para una sesión de inspiración

Una sesión de inspiración combina ponencias, conversación y una pausa con café o aperitivos. Además de la comida y la bebida, tendrás que llevar vajilla, mobiliario y equipo técnico para que el programa avance sin interrupciones. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recogidas. Esta lista te ayuda a detectar lo que suele faltar: cables, vasos, rotuladores y tiempo para probar la presentación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesa del escenario
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Cucharones de servircant. 8
Cuencoscant. 12
Bandejas de servircant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono inalámbrico
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladores para pizarracant. 12
Temporizadorescant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60
Portabadgescant. 60
Cartas del menúcant. 8
Bolígrafoscant. 60
Números de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Iluminación

Lámparas de mesacant. 6

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 6 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pils - 36 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Vino tinto - 3 botellas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Aceitunas - 3 tarros
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Baguette salada - 12 unidades
- Wraps integrales - 60 unidades
- Falafel - 3 kilo
- Tiras de filete de pollo - 3 kilos
- Ensalada mixta - 3 kilo
- Ensalada de pasta - 5 kilo
- Ensalada de patata - 4 kilo
- Aliño de yogur - 3 botellas
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Mayonesa - 1 bote
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Aceite de oliva - 1 botella
- Brownies - 60 unidades
- Galletas - 4 paquetes
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 3 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Servilletas - 200 unidades

Consejos

Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol; compra el catering según el número de inscripciones confirmadas, no según la capacidad máxima del lugar.
Prepara al menos un vaso para agua por participante y suficientes tazas, platos y cubiertos para el café y los aperitivos; si no hay lavavajillas, compra o lleva unidades de reserva.
Comprueba el equipo técnico el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargador y regleta. Lleva un cable HDMI adicional si la presentación del ponente depende de una única conexión.
Separa los materiales de la ponencia antes de montar la sala: micrófono inalámbrico, pizarras de hojas, rotuladores y temporizadores. Reserva entre 30 y 45 minutos para probar el sonido, la imagen y el cambio de diapositivas.
No dejes para la llegada la preparación del catering. Conserva las bebidas no perecederas listas desde el día anterior y prepara frutas, verduras y aperitivos fríos cuando tengas acceso al recinto, manteniendo los productos refrigerados.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una sesión de inspiración?: Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la sesión. Ajusta la compra al número final de participantes y separa las opciones con y sin alcohol según sus preferencias.
¿Qué equipo técnico necesito para una sesión de inspiración?: Prepara un proyector, una pantalla, un portátil, un cable HDMI, alargadores y regletas. Añade un micrófono inalámbrico si el grupo es numeroso y prueba todo entre 30 y 45 minutos antes de recibir a los participantes.
¿Cuándo tengo que preparar el catering?: Deja listas las bebidas no perecederas el día anterior. Prepara las frutas, verduras y aperitivos fríos cuando puedas acceder al recinto, y mantenlos refrigerados hasta el momento de servir.
¿Cuántos vasos y platos hacen falta por persona?: Calcula al menos un vaso para agua, una taza de café, un plato y un juego de cubiertos por participante. Añade entre un 10 % y un 15 % de unidades de reserva para reposiciones y accidentes.

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