Que faut-il prévoir pour une séance de dédicaces ?

Pour une séance de dédicaces, les achats ne se limitent pas aux tables et aux stylos. Il faut aussi organiser l’attente, l’accueil, le paiement éventuel et la circulation des visiteurs. Prévoyez le mobilier selon la capacité du lieu, ainsi que le matériel technique et les éléments de signalétique nécessaires. Cette liste vous aide à rassembler les fournitures à temps, notamment celles que l’on oublie souvent comme les rallonges, les batteries externes ou les supports de file d’attente.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Tabourets de barqté 4
Bornes de file d’attenteqté 12
Supports pour rubaliseqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Glacièresqté 4
Sets de stylosqté 12
Marqueurs permanentsqté 20
Corbeilles à papierqté 6
Agrafeusesqté 2
Perforatricesqté 2
Massicot
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 100
Ruban adhésifqté 4
Ruban gafferqté 4
Ciseauxqté 6
Mètres rubansqté 2
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4
Lampes de bureauqté 3

Décoration

Fond de scène
Fond photo
Panneaux indicateursqté 10
Panneau d’accueil
Nappesqté 8
Ballonsqté 40
Poids pour ballonsqté 6
Bandes adhésivesqté 2
Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 150
Cartes d'autographesqté 180
Brochures du programmeqté 150
Marquages de sol adhésifsqté 40
Numéros de tableqté 12
Cadres photoqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 60
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3

Catering

Courses
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 40 bouteilles
- Cola - 24 canettes
- Cola Zero - 24 canettes
- Sinas - 24 canettes
- Ice tea - 24 canettes
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Miel - 2 pots
- Citrons - 12 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Tranches de fromage - 3 paquets
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Raisins - 6 grappes
- Pommes - 30 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Garniture vegan - 2 emballages
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 6 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6
Tapis à chaussuresqté 2

Conseils

Prévoyez une table dédiée à l’accueil et une autre pour la dédicace. Ajoutez des chaises pour les visiteurs qui attendent et un tabouret pour le signataire si la séance dure plusieurs heures.
Pour une file d’attente organisée, comptez au moins un support de rubalise pour chaque changement de direction et placez les panneaux indicateurs avant l’ouverture des portes.
Vérifiez le matériel électrique au moins 24 heures avant la séance : testez les microphones et les haut-parleurs, puis emportez des rallonges, des multiprises et au moins deux batteries externes rechargeables.
Prévoyez des gobelets réutilisables, des assiettes et des fourchettes selon le nombre de personnes attendues, avec des glacières pour garder les boissons au frais jusqu’au service.
Imprimez les badges nominatifs, la liste des participants et la signalétique avant le jour J. Gardez une imprimante ou des consommables de rechange si les inscriptions évoluent encore le jour de l’événement.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour une séance de dédicaces ?: Prévoyez au minimum deux tables : une pour l’accueil ou les inscriptions et une pour le signataire. Ajoutez une table pour le paiement, le rangement des livres ou le catering si ces activités sont séparées.
Quel matériel prévoir pour gérer la file d’attente ?: Prévoyez des bornes de file d’attente ou des supports pour rubalise, ainsi que des panneaux indicateurs et un panneau d’accueil. Installez le parcours au moins 30 minutes avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Quand tester le matériel audio d’une séance de dédicaces ?: Testez les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage au plus tard la veille. Refaites un contrôle de 15 minutes avant l’ouverture, avec les rallonges et les multiprises déjà branchées.
Combien de gobelets faut-il prévoir par visiteur ?: Comptez au moins un gobelet réutilisable par personne pour une séance courte, et deux par personne si un accueil avec boissons dure plusieurs heures. Ajoutez une marge de 10 % pour les remplacements et les pertes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.