Qué necesitas para una sesión de autógrafos

Una sesión de autógrafos necesita más que libros y un bolígrafo. La cola, los turnos, la identificación de participantes y la zona de firma deben funcionar sin cruces ni esperas innecesarias. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico, la señalización, la iluminación y el material de atención que conviene comprar o llevar. Calcula las cantidades según el aforo, la duración y el número de personas inscritas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 36
Taburetes de barcant. 4
Postes para la filacant. 12
Soportes para cinta de delimitacióncant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externas recargablescant. 4
Portátil
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Neveras portátilescant. 4
Juego de bolígrafoscant. 12
Rotuladores permanentescant. 20
Papelerascant. 6
Grapadorascant. 2
Perforadorascant. 2
Cortadora de papel
Laminadora
Fundas para plastificarcant. 100
Cinta americanacant. 4
Cinta gaffercant. 4
Tijerascant. 6
Cintas métricascant. 2
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4
Lámparas de escritoriocant. 3

Decoración

Fondo
Lienzo para fotos
Carteles direccionalescant. 10
Cartel de bienvenida
Mantelescant. 8
Globoscant. 40
Pesos para globoscant. 6
Tiras adhesivascant. 2
Tarjetas de nombrecant. 150
Pulserascant. 150
Tarjetas de autógrafoscant. 180
Folletos del programacant. 150
Marcadores de suelo adhesivoscant. 40
Números de mesacant. 12
Marcos de fotoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 60
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 8
Dispensadores de bebidascant. 3

Catering

Compras
- Spa Blauw - 120 botellines
- Spa Rood - 40 botellas
- Cola - 24 latas
- Cola Zero - 24 latas
- Sinas - 24 latas
- Té helado - 24 latas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té - 2 cajas
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Miel - 2 tarros
- Limones - 12 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Miniwraps - 120 unidades
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 4 tarrinas
- Lonchas de queso - 3 paquetes
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 6 bandejas
- Uvas - 6 racimos
- Manzanas - 30 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 60 unidades
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Coberturas veganas - 2 paquetes
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Servilletas - 200 unidades
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Esponjas - 6 unidades
- Papel higiénico - 24 rollos

Limpieza

Papelelerascant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de microfibracant. 12
Jabón de manoscant. 4
Rollos de toallacant. 6
Felpudos para zapatoscant. 2

Consejos

Prepara al menos una mesa para la firma y otra para el registro o la atención. Si esperas una cola continua, añade postes y soportes para cinta para marcar una ruta clara.
Lleva un micrófono y altavoces si el espacio supera una sala pequeña o si habrá indicaciones para varios grupos. Prueba todo el equipo y los cables alargadores el día anterior.
Imprime la señalización, la lista de participantes y las tarjetas de nombre con tiempo suficiente para corregir errores. Lleva copias adicionales: entre un 10 % y un 15 % suele cubrir pérdidas o cambios de última hora.
Calcula vasos, platos y tenedores para todas las personas previstas, más un margen del 10 %. Las neveras portátiles y las baterías externas recargables suelen olvidarse hasta que ya no hay una toma libre.
Comprueba la iluminación de la mesa de firma y de la zona de fotos antes de abrir el acceso. Una lámpara de escritorio para la firma y luces LED para el fondo evitan sombras y fotos oscuras.

Preguntas frecuentes

¿Qué cantidad de vasos y platos necesito para una sesión de autógrafos?: Calcula una unidad por persona prevista y añade un 10 % de margen. Para 100 asistentes, prepara al menos 110 vasos, 110 platos y 110 tenedores.
¿Cuándo debo imprimir las tarjetas de nombre y la lista de participantes?: Haz la primera impresión entre 24 y 48 horas antes, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Lleva un 10 % de copias extra para altas, cambios o tarjetas dañadas.
¿Cuántos postes necesito para organizar la cola?: Coloca un poste o soporte aproximadamente cada 2 o 3 metros y añade uno en cada giro de la ruta. Una cola de 12 metros suele necesitar entre 5 y 7 puntos de apoyo, según la forma del espacio.
¿Qué equipo técnico hace falta para una sesión de autógrafos?: Como base, lleva un micrófono, altavoces, mesa de mezclas si utilizas varias fuentes, cables alargadores, regletas y baterías externas. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y lleva un portátil si necesitas reproducir información o gestionar la lista.

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