Que faut-il prévoir pour une séance de brainstorming ?

Une séance de brainstorming réussie repose sur du matériel simple, mais disponible au bon moment. Prévoyez de quoi installer les groupes, afficher les idées, voter et prendre des notes, ainsi qu’un espace café facile à utiliser. Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Cette liste vous aide à ne rien oublier avant l’accueil des participants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 40
Mugs à café réutilisablesqté 36
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Télécommande de présentation

Matériel de brainstorming

Chevaletsqté 4
Marqueursqté 36
Post-itqté 12
Autocollants de voteqté 180
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelle
Balai
Serpillière
Seau

Catering

Courses
- Grains de café - 1 kilogramme
- Café décaféiné - 250 grammes
- Thé noir - 40 sachets
- Tisane - 20 sachets
- Sucre en poudre - 1 kilogramme
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 24 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Glaçons - 6 kilogram
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix salées - 3 sacs
- Olives - 3 bocaux
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mini-wraps - 60 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 36 pièces
- Fromage frais - 1,5 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Saumon fumé - 750 grammes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Roquette - 500 grammes
- Soupe de légumes - 8 litres
- Croûtons - 3 sachets
- Beurre doux - 500 grammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 250 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Spray nettoyant - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Essuie-tout en papier - 4 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins 1 stylo et 1 presse-papiers par participant si les groupes travaillent debout ou changent souvent de table. Ajoutez 10 % de matériel en réserve pour remplacer les stylos perdus ou les feuilles abîmées.
Pour les post-it, comptez environ 20 à 30 feuilles par participant pour une séance riche en idées. Les autocollants de vote peuvent être prévus à raison de 3 à 5 par personne et par tour de vote.
Préparez le café et le thé avant l’arrivée du premier participant : une machine à café et deux bouilloires évitent une file d’attente pendant la pause. Gardez l’eau dans des carafes et les boissons fraîches dans des glacières.
Réservez une table d’accueil séparée de la table de buffet. Vous pourrez y poser les badges nominatifs et les documents sans mélanger les inscriptions avec les gobelets ou les assiettes.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les rallonges au moins 30 minutes avant le début. Prévoyez une multiprise accessible et une télécommande de présentation chargée pour éviter les interruptions.

Questions fréquentes

Combien de post-it faut-il pour une séance de brainstorming ?: Prévoyez 20 à 30 post-it par participant pour une séance classique. Ajoutez environ 10 % de réserve, surtout si plusieurs exercices d’idéation sont prévus.
Quelle quantité de boissons prévoir par personne ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Prévoyez aussi de l’eau en quantité suffisante, notamment si les participants travaillent plusieurs heures.
Combien de stylos et de presse-papiers acheter ?: Prévoyez 1 stylo et 1 presse-papiers par participant, avec une réserve de 10 %. Cette marge couvre les pertes et permet de commencer immédiatement avec les nouveaux arrivants.
Quand préparer le matériel pour une séance de brainstorming ?: Rassemblez les fournitures la veille et installez les tables, les chevalets et le matériel créatif au moins 30 minutes avant l’accueil. Testez l’équipement de présentation dans le même délai.

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