Qué necesitas para una sesión de brainstorming

Para una sesión de brainstorming necesitas combinar material de trabajo, tecnología y un servicio básico de bebidas y aperitivos. Prepara una superficie de trabajo por grupo, suficientes rotuladores y notas adhesivas para varias rondas, además de tarjetas de nombre y acreditaciones. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: prueba el portátil, el proyector, los cables y el altavoz antes de que lleguen los participantes. También conviene enfriar las bebidas y montar con antelación las mesas de recepción y del bufé.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 36
Mesa de recepción
Mesa del bufécant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Tazas de café reutilizablescant. 36
Platos reutilizablescant. 40
Cubiertos reutilizablescant. 40

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Jarras de aguacant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Neveras portátilescant. 3

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátil
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 2
Mando de presentación

Material para lluvia de ideas

Pizarras de hojascant. 4
Rotuladorescant. 36
Post-itscant. 12
Pegatinas para votarcant. 180
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40

Decoración

Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escoba
Escoba
Fregona
Cubo

Catering

Compras
- Granos de café - 1 kilogramo
- Café descafeinado - 250 gram
- Té negro - 40 bolsitas
- Té de hierbas - 20 bolsitas
- Azúcar cristal - 1 kilogramo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Agua sin gas - 24 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 4 litros
- Cubitos de hielo - 6 kilogramos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos salados - 3 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Miniwraps - 60 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Panes blancos - 36 unidades
- Queso crema - 1,5 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Hummus - 1,5 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilogramo
- Salmón ahumado - 750 gramos
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 2 kilogramos
- Rúcula - 500 gramos
- Sopa de verduras - 8 litros
- Crutones - 3 bolsas
- Mantequilla - 500 gramos
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 250 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Spray de limpieza - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Toallas de papel - 4 paquetes
- Papel higiénico - 24 rollos

Consejos

Calcula una mesa por grupo de trabajo y coloca las sillas antes de la llegada; así puedes dividir a los participantes sin reorganizar la sala durante la primera dinámica.
Prepara al menos un bloc de pizarra, varios rotuladores y un paquete abundante de post-its por grupo. Añade pegatinas para votar si habrá una ronda de priorización.
Lleva un juego completo de cables de repuesto o, como mínimo, comprueba con antelación los cables HDMI, las regletas y los alargadores. Prueba la presentación en el mismo equipo que usarás durante la sesión.
Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y prepara jarras de agua además de café y té. Enfría las bebidas antes de abrir la recepción y coloca tazas, vasos, platos y cubiertos reutilizables juntos.
Deja listas las tarjetas de nombre, los bolígrafos, los portapapeles y las hojas de trabajo antes de la sesión. Reserva una bolsa o papelera visible para recoger vasos, platos y notas usadas al terminar.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos post-its necesito para una sesión de brainstorming?: Calcula al menos 50 post-its por participante si habrá varias rondas de ideas y agrupación. Para una sesión de 20 personas, prepara como mínimo 1.000 post-its y lleva algunos de reserva.
¿Cuántos rotuladores hacen falta por grupo?: Prepara entre 6 y 10 rotuladores por grupo, según el tamaño de las pizarras y la duración de la sesión. Comprueba el día anterior que escriben y separa algunos de repuesto.
¿Cuánta bebida compro para un brainstorming de dos horas?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después añade agua, café y té para el descanso. Compra o prepara un margen del 10 % para cubrir asistentes adicionales y derrames.
¿Cuándo debo probar el proyector y el portátil?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 30 y 60 minutos antes de recibir al grupo. Comprueba la presentación, el sonido, el cable HDMI, las regletas y el mando de presentación.

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