Organiser une séance de brainstorming, étape par étape

Une séance de brainstorming réussie se prépare dans un ordre précis : cadrer le sujet, réunir les bonnes personnes, concevoir les exercices, puis aménager la salle. Prévoyez assez de temps pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les tests techniques, souvent traités trop tard. Le jour J, les participants doivent trouver facilement l’accueil, leur groupe, les consignes et le matériel nécessaire. Ce plan vous aide à passer de l’idée aux premières productions sans perdre de temps sur la logistique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Réserver la salle
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer le programme aux participants
7
Développer les questions de brainstorming
2 personnes
8
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
9
Répartir les participants en groupes
10
Confirmer la présence
11
Vérifier les quantités de catering
12
Faire les courses
2 personnes
13
Imprimer les feuilles de travail et les badges
14
Préparer la présentation et les questions
15
Tester l'équipement
2 personnes
16
Mettre les boissons au frais
17
Installer le point café et thé
18
Préparer les en-cas
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Préparer le matériel de brainstorming
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs

Événement

22
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Expliquer le programme et les règles
25
Animer la première session de brainstorming
3 personnes
26
Recueillir les idées par groupe
3 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
29
Servir les en-cas de pause
2 personnes
30
Animer le deuxième tour de brainstorming
3 personnes
31
Regrouper les idées
3 personnes
32
Mettre le buffet en place
3 personnes
33
Servir le dîner
3 personnes
34
Faire voter les priorités
2 personnes
35
Présenter les résultats
36
Planifier les rendez-vous de suivi
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Nettoyer l’espace
2 personnes
43
Emballer le matériel
2 personnes
44
Rapporter le matériel
2 personnes
45
Archiver les résultats numériquement
46
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 40
Mugs à café réutilisablesqté 36
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Télécommande de présentation

Matériel de brainstorming

Chevaletsqté 4
Marqueursqté 36
Post-itqté 12
Autocollants de voteqté 180
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelle
Balai
Serpillière
Seau

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer l’objectif et la liste des participants au moins 3 semaines avant la séance. Limitez chaque groupe à 4 à 6 personnes pour que chacun puisse contribuer.
Envoyez les invitations avec le programme, les horaires et une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez les réponses pour confirmer les présences et recueillir les besoins alimentaires.
Préparez les questions et les méthodes de travail avant de répartir les participants en groupes. Pour chaque séquence, indiquez une durée précise, par exemple 10 minutes d’idées individuelles puis 20 minutes de mise en commun.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et les câbles la veille, puis gardez des rallonges et des multiprises disponibles. Imprimez les feuilles de travail, les badges et les consignes avant l’arrivée des participants.
Installez les tables, les chaises, les chevalets et le matériel de vote au moins 60 minutes avant le début. Placez le café, le thé, l’eau et les en-cas sur un point séparé de l’espace de travail pour éviter les interruptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une séance de brainstorming ?: Prévoyez idéalement 3 semaines. Gardez les 7 derniers jours pour traiter les inscriptions, confirmer les groupes, vérifier le catering et finaliser les supports.
Combien de participants faut-il par groupe de brainstorming ?: Formez des groupes de 4 à 6 personnes. Au-delà de 8 participants, répartissez le groupe ou prévoyez un animateur supplémentaire pour que les échanges restent équilibrés.
Quand faut-il tester le matériel de projection ?: Faites un premier test la veille et une vérification finale 60 minutes avant l’accueil. Contrôlez notamment le HDMI, le son, les rallonges, les multiprises et la télécommande de présentation.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une séance de brainstorming ?: Pour le premier créneau, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée. Prévoyez aussi une carafe d’eau par groupe et installez le café et le thé avant l’arrivée des participants.

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