Checklist pour organiser une séance de brainstorming
Une séance de brainstorming réussie se prépare autant sur le fond que sur la logistique. Cette checklist vous guide de la définition de l’objectif jusqu’à l’accueil des participants et à la première session. Elle couvre les inscriptions, les besoins alimentaires, l’aménagement de la salle, le matériel créatif et les vérifications techniques. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : badges, minuterie, câbles, multiprises et réassort des boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’objectif et le programme
2 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Commander le catering
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Préparer la présentation et le planning
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Répartir l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Préparer le catering et les boissons
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Expliquer le programme et l’objectif
Animer le tour de présentation
Animer la première session de brainstorming
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de pause
Regrouper les idées
2 personnes
Servir les snacks et les boissons
2 personnes
Définir les priorités
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Élaborer les points d’action
2 personnes
Consigner les décisions et les prochaines étapes
2 personnes
Animer la séance de questions de clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Ranger la technique et le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer le compte rendu et les actions à suivre
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Nappesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
- Microphone
- Minuterieqté 2
Matériel d’écriture
- Chevalets de conférenceqté 3
- Papier pour chevaletqté 6
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Marqueurs permanentsqté 24
- Stylos à billeqté 30
- Crayonsqté 24
- Gommesqté 12
Matériel de brainstorming
- Post-itqté 12
- Autocollants de voteqté 5
- Fiches cartonnéesqté 100
- Ruban de papierqté 4
- Ciseauxqté 6
- Règlesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verresqté 30
- Assiettesqté 30
- Couvertsqté 30
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafeqté 3
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Couverts de serviceqté 8
Décoration
- Porte-nomsqté 24
- Numéros de tableqté 6
- Panneau d’information
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 6
- Bacs à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer l’objectif, le programme et la durée de chaque séquence. Préparez ensuite la présentation et le planning afin que l’animateur puisse garder le rythme.
- Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la séance. Prévoyez une liste finale des participants pour préparer les badges nominatifs.
- Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur portable, le câble HDMI, l’enceinte et le microphone au plus tard la veille. Gardez au moins deux rallonges et deux multiprises disponibles dans la salle.
- Disposez les tables et les chaises avant l’arrivée du groupe, puis installez les chevalets, le papier, les Post-it, les marqueurs et les autocollants de vote sur les tables de travail. Une minuterie visible aide à respecter les sessions.
- Préparez le café, le thé, l’eau et le catering avant l’accueil, avec les tasses, verres et assiettes déjà accessibles. Vérifiez les boissons avant chaque pause plutôt que d’attendre qu’elles soient épuisées.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une séance de brainstorming ?
- Prévoyez environ 2 à 3 semaines pour une séance complète. Réservez le lieu et envoyez les invitations dès que l’objectif et le programme sont définis, puis finalisez le catering et le matériel au moins 7 jours avant.
- Quand envoyer les invitations pour une séance de brainstorming ?
- Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et la quantité de catering.
- Quel matériel faut-il prévoir pour un brainstorming ?
- Prévoyez au minimum des Post-it, des marqueurs, des fiches cartonnées, des autocollants de vote, des chevalets de conférence et du papier. Ajoutez une minuterie, un tableau blanc et des ciseaux pour structurer les exercices.
- Quand tester la technique de la salle ?
- Faites un premier test la veille avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’enceinte et le microphone. Refaites une vérification rapide 30 minutes avant l’accueil des participants.
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