Organiser une séance de brainstorming, étape par étape
Une séance de brainstorming réussie commence bien avant l’arrivée des participants. Définissez d’abord l’objectif, le résultat attendu et le déroulé, puis confirmez les participants, le lieu et les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite les méthodes de travail, le matériel visuel et un test technique complet. Le jour J, gardez un rythme précis : accueil, présentation, consignes, première session, pause et réapprovisionnement des boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir l’objectif et le programme
2 personnes
- 2
Établir la liste des participants
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Réserver le lieu
- 7
Commander le catering
- 8
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
- 9
Préparer la présentation et le planning
- 10
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
- 11
Tester la technique
2 personnes
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Préparer les badges nominatifs
- 14
Répartir l’espace
2 personnes
- 15
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 16
Préparer le matériel de travail
2 personnes
- 17
Préparer le catering et les boissons
2 personnes
- 18
Revérifier la technique
2 personnes
- 19
Aménager la table d'accueil
Événement
- 20
Accueillir les participants
2 personnes
- 21
Servir le café et le thé
2 personnes
- 22
Expliquer le programme et l’objectif
- 23
Animer le tour de présentation
- 24
Animer la première session de brainstorming
2 personnes
- 25
Réapprovisionner les boissons de pause
- 26
Regrouper les idées
2 personnes
- 27
Servir les snacks et les boissons
2 personnes
- 28
Définir les priorités
2 personnes
- 29
Servir le dîner
3 personnes
- 30
Élaborer les points d’action
2 personnes
- 31
Consigner les décisions et les prochaines étapes
2 personnes
- 32
Animer la séance de questions de clôture
- 33
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 34
Ranger les restes au frais
2 personnes
- 35
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
- 36
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 37
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
- 38
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 39
Ranger la technique et le matériel
2 personnes
- 40
Retourner les matériels
2 personnes
- 41
Envoyer le compte rendu et les actions à suivre
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Nappesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
- Microphone
- Minuterieqté 2
Matériel d’écriture
- Chevalets de conférenceqté 3
- Papier pour chevaletqté 6
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Marqueurs permanentsqté 24
- Stylos à billeqté 30
- Crayonsqté 24
- Gommesqté 12
Matériel de brainstorming
- Post-itqté 12
- Autocollants de voteqté 5
- Fiches cartonnéesqté 100
- Ruban de papierqté 4
- Ciseauxqté 6
- Règlesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verresqté 30
- Assiettesqté 30
- Couvertsqté 30
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafeqté 3
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Couverts de serviceqté 8
Décoration
- Porte-nomsqté 24
- Numéros de tableqté 6
- Panneau d’information
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 6
- Bacs à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par formuler un objectif observable et limitez la séance à deux ou trois méthodes de travail. Sans résultat attendu clairement défini, les idées s’accumulent sans faciliter la décision finale.
- Bloquez le lieu au moins deux semaines à l’avance et vérifiez la disposition des tables et des chaises avant l’envoi des invitations. Une salle trop serrée rend les échanges et l’affichage des idées difficiles.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges la veille, puis faites une seconde vérification le jour même. Gardez aussi une solution sans projection pour poursuivre si la technique tombe en panne.
- Préparez les badges, les post-it, les marqueurs, les fiches cartonnées et les autocollants de vote avant l’accueil. Comptez environ 10 à 15 post-it par participant pour une première session riche en idées.
- Planifiez une pause après 60 à 90 minutes et prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure. Les tasses, verres et assiettes sont souvent oubliés lorsque le catering est commandé séparément.
Questions fréquentes
- Combien de temps prévoir pour une séance de brainstorming ?
- Prévoyez généralement 2 à 3 heures, avec une première séquence de 60 à 90 minutes avant la pause. Ajoutez 15 minutes d’accueil et de présentation, puis 30 à 45 minutes pour trier ou voter sur les idées.
- Quand envoyer les invitations pour un brainstorming ?
- Envoyez-les au moins 10 à 14 jours avant la séance afin de recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires. Demandez une confirmation définitive 3 à 5 jours avant l’événement.
- Quel matériel faut-il pour animer un brainstorming ?
- Prévoyez un support d’affichage, des marqueurs, du papier, des post-it, des fiches cartonnées et des autocollants de vote. Pour la présentation, vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les multiprises et les rallonges au plus tard la veille.
- Combien de participants inviter à une séance de brainstorming ?
- Un groupe de 6 à 12 personnes permet généralement à chacun de contribuer sans ralentir les échanges. Au-delà de 12 participants, prévoyez des sous-groupes et une personne pour gérer le temps et restituer les idées.
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