Organiser une séance de brainstorming sans rien oublier

Une séance de brainstorming réussie repose sur une préparation précise, surtout si plusieurs groupes doivent travailler en parallèle. Commencez par fixer les participants, la salle et le format, puis préparez les questions, les méthodes et la répartition des groupes. Dans les derniers jours, vérifiez les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel technique. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, tester la présentation et accueillir les participants avant de lancer la première session.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Réserver la salle
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Développer les questions de brainstorming
2 personnes
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Répartir les participants en groupes
Confirmer la présence
Vérifier les quantités de catering
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail et les badges
Préparer la présentation et les questions
Tester l'équipement
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Installer le point café et thé
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel de brainstorming
2 personnes
Préparer les badges nominatifs

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer le programme et les règles
Animer la première session de brainstorming
3 personnes
Recueillir les idées par groupe
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer le deuxième tour de brainstorming
3 personnes
Regrouper les idées
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Faire voter les priorités
2 personnes
Présenter les résultats
Planifier les rendez-vous de suivi
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Archiver les résultats numériquement
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 40
Mugs à café réutilisablesqté 36
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Télécommande de présentation

Matériel de brainstorming

Chevaletsqté 4
Marqueursqté 36
Post-itqté 12
Autocollants de voteqté 180
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelle
Balai
Serpillière
Seau

Catering

Courses

Conseils

Fixez la liste des participants et la date limite d’inscription au moins 10 jours avant la séance. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités de catering.
Préparez les questions de brainstorming et les méthodes de travail au plus tard 5 jours avant. Une consigne par feuille et une méthode clairement expliquée évitent de perdre les 15 premières minutes.
Répartissez les participants en groupes avant leur arrivée et imprimez les feuilles, les badges et les supports en fonction du nombre de personnes confirmé. Gardez 2 ou 3 exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et les câbles la veille, puis prévoyez au moins 30 minutes sur place pour l’installation. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises avant de disposer les tables.
Mettez les boissons au frais et installez le café, le thé et les en-cas avant l’accueil. Placez le bureau d’accueil près de l’entrée et laissez les tables de travail dégagées pour les chevalets, post-it, marqueurs et feuilles de groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une séance de brainstorming ?: Prévoyez au minimum 10 jours pour une séance simple, et plutôt 2 à 3 semaines si les inscriptions, le catering ou plusieurs groupes doivent être gérés. Réservez la salle et lancez les invitations dès que la date et le format sont fixés.
Quand envoyer les invitations pour une séance de brainstorming ?: Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant la séance, avec l’horaire, le lieu, le programme et une date limite de réponse. Faites une relance 3 à 5 jours avant pour confirmer les présences et les besoins alimentaires.
Quel matériel prévoir pour un brainstorming en groupe ?: Prévoyez au minimum un support d’écriture par groupe, des marqueurs, des post-it, des feuilles de travail et des autocollants de vote si une sélection collective est prévue. Ajoutez 10 % de consommables en réserve, par exemple 11 lots pour 10 groupes.
Que faut-il vérifier le jour avant la séance ?: Contrôlez les inscriptions, les quantités de catering, les impressions et la répartition des groupes. Testez également tout l’équipement technique la veille et préparez les boissons, les badges et les espaces de travail avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.