Que faut-il prévoir pour une réunion participative ?

Pour une réunion participative, les achats ne se limitent pas au café et aux biscuits. Il faut aussi prévoir l’accueil, les supports de travail, la présentation et le matériel nécessaire aux échanges. Quantifiez la vaisselle et les boissons selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les imprévus. Vérifiez également les besoins alimentaires et l’accessibilité avant de finaliser les commandes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Accueil
Poubellesqté 6
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboardqté 6
Feutres pour paperboardqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Pancartes de tableqté 12
Panneaux d’orientationqté 10
Nappesqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 4
Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilogrammes
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus de raisin - 4 briques
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sandwichs - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Garniture végétalienne - 1 kilogramme
- Margarine - 1 kilogramme
- Concombre - 3 kilogrammes
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Poivron - 2 kilogram
- Carottes - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Biscuits - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Wraps vegan - 40 pièces
- Garniture pour wraps - 4 kilogrammes
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade verte - 6 kilogrammes
- Sauce pour pain - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 litre
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Essuie-tout - 8 rouleaux

Nettoyage

Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 gobelets ou verres par participant si la réunion dure plusieurs heures, ainsi qu’une boisson chaude et de l’eau disponibles dès l’accueil.
Comptez au moins 1 chaise par personne et quelques places supplémentaires pour les intervenants ou les accompagnateurs. Gardez aussi un espace libre pour faciliter l’accès et les déplacements.
Pour les supports, prévoyez un exemplaire de chaque feuille de travail et de chaque formulaire d’évaluation par participant inscrit, plus 5 à 10 % de copies supplémentaires.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et le haut-parleur au moins 24 heures avant la réunion. Ajoutez des rallonges et multiprises en fonction de la disposition réelle de la salle.
Installez les badges nominatifs et les pancartes de table avant l’arrivée du public, puis préparez les panneaux de route et de salle au minimum 30 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion participative ?: Prévoyez au minimum 2 boissons par personne pour une réunion de 2 à 3 heures : généralement de l’eau et une boisson chaude. Ajoutez une marge de 10 % si les inscriptions ne sont pas définitives.
Combien de feuilles de travail faut-il imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit pour chaque feuille de travail et chaque formulaire d’évaluation. Ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires, surtout si les inscriptions peuvent encore évoluer.
Quand commander le catering pour une réunion participative ?: Passez la commande au moins 5 jours avant la réunion, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirmez les quantités 24 à 48 heures avant l’événement.
Quel matériel faut-il tester avant la réunion ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, le haut-parleur et le cliqueur au moins 24 heures à l’avance. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises dans la salle où la réunion aura lieu.

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