Qué necesitas para organizar una reunión participativa

Una reunión participativa necesita más que sillas y una presentación. Esta lista reúne el material para recibir a las personas, facilitar la conversación, mostrar información y ofrecer café, agua y comida. Prepara el mobiliario, el equipo técnico y los materiales impresos con varios días de margen. Así puedes comprobar conexiones, adaptar la sala y corregir los faltantes antes de que lleguen los participantes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mostrador de recepción
Papeleracant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavozcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Clic de presentación
Pizarra de hojascant. 6
Rotuladores para pizarracant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 90
Platoscant. 90
Cubiertoscant. 90
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles de mesacant. 12
Carteles de rutacant. 10
Mantelescant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Catering

Jarras de aguacant. 12
Neveras portátilescant. 4
Compras
- Café - 2 paquetes
- Té - 6 cajas
- Café descafeinado - 1 paquete
- Azúcar - 2 kilogramos
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 2 kilogramo
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de uva - 4 paquetes
- Té de hierbas - 2 cajas
- Bocadillos - 120 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso joven - 2 kilogramo
- Queso curado - 2 kilogramo
- Pechuga de pollo loncheada - 1 kilogramo
- Cobertura vegana - 1 kilogramo
- Margarina - 1 kilogramo
- Pepino - 3 kilogramo
- Tomates - 3 kilogram
- Rúcula - 1 kilogramo
- Pimiento - 2 kilogram
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 6 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Mandarinas - 5 kilogram
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Galletas - 6 paquetes
- Galletas sin gluten - 2 paquetes
- Wraps veganos - 40 unidades
- Relleno para wraps - 4 kilogramos
- Ensalada de pasta - 8 kilogram
- Ensalada verde - 6 kilogramo
- Salsa para pan - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 litro
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 300 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Papel de cocina - 8 rollos

Limpieza

Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 2
Aspiradora
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Calcula al menos una silla por participante y deja algunas plazas libres para ponentes o acompañantes. Coloca las mesas de forma que las personas puedan verse y trabajar juntas.
Prepara una tarjeta de nombre para cada persona inscrita y lleva entre 5 y 10 tarjetas en blanco. Las inscripciones de última hora y los nombres mal escritos son más habituales de lo previsto.
Comprueba el equipo técnico 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoz, cables alargadores, regletas y clic de presentación. Lleva al menos un cable de conexión de repuesto si la presentación depende de un único adaptador.
Para una pausa de café, calcula aproximadamente 2 tazas de café o té por persona y 2 vasos de agua por persona. Ten listas las máquinas, las teteras y los termos antes de abrir la recepción.
Imprime las hojas de trabajo, los formularios de evaluación y los carteles de mesa con un margen del 10 %. Guarda los documentos en carpetas separadas y coloca los carteles de ruta antes de que empiece la reunión.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una reunión participativa?: Necesitas mobiliario, equipo de presentación y sonido, materiales para trabajar y vajilla para las bebidas y la comida. Como base, calcula una silla por participante, una tarjeta de nombre por persona y un 10 % adicional de impresos.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?: Calcula 2 vasos de agua por persona y unas 2 tazas de café o té durante la reunión. Añade un margen del 10 % para reposición, errores y participantes que lleguen sin inscripción.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba también los cables, las regletas, el volumen del altavoz y el clic de presentación.
¿Cuántas tarjetas de nombre y copias debo imprimir?: Imprime una tarjeta de nombre por cada persona inscrita y prepara entre 5 y 10 tarjetas en blanco. Para hojas de trabajo y formularios de evaluación, lleva un 10 % más de copias que el número confirmado.

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