Einkaufsliste für eine Partizipationsveranstaltung
Bei einer Partizipationsveranstaltung brauchst du mehr als Sitzplätze und eine Präsentation: Diskussionen, Anmeldung, Barrierefreiheit und Verpflegung müssen vor Ort funktionieren. Plane die Ausstattung nach der Zahl der angemeldeten Personen und halte für Moderation und Technik Ersatz bereit. Besonders oft fehlen Namensschilder, Beschilderung, Verlängerungskabel oder genügend Gläser. Die folgende Liste zeigt dir, was du für Empfang, Gesprächsrunden, Präsentation und Pausen einkaufen oder mitbringen solltest.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- Empfangstresen
- AbfallbehälterAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- FlipchartAnz. 6
- Flipchart-MarkerAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 90
- TellerAnz. 90
- BestecksetsAnz. 90
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- TischschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- TischdeckenAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Catering
- WasserkannenAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 6 Kartons
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilogramm
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 2 kilogram
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Traubensaft - 4 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Brötchen - 120 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Hummus - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1 Kilogramm
- Veganer Belag - 1 Kilogramm
- Halbfettmargarine - 1 kilogram
- Gurke - 3 Kilogramm
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Paprika - 2 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Äpfel - 8 Kilogramm
- Bananen - 6 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Mandarinen - 5 Kilogramm
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Nussmix - 2 kilogramm
- Kekse - 6 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 2 Packungen
- Vegane Wraps - 40 Stück
- Wrapfüllung - 4 Kilogramm
- Pastasalat - 8 Kilogramm
- Grüner Salat - 6 Kilogramm
- Brotsoße - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Liter
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Servietten - 300 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Küchenpapier - 8 Rollen
Reinigung
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
- Staubsauger
- HandseifenspenderAnz. 4
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild, ein Arbeitsblatt und ein Evaluierungsformular ein; drucke zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. So kannst du Nachmeldungen und beschädigte Unterlagen auffangen.
- Rechne bei einer Veranstaltung von zwei bis drei Stunden mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Wasser sichtbar bereit und kalkuliere Kaffee und Tee nach der erwarteten Teilnehmerzahl statt nur nach der Zahl der Referenten.
- Prüfe die Technik spätestens am Vortag einmal mit dem tatsächlich verwendeten Laptop, Beamer, Mikrofon und Präsentationsklicker. Lege mindestens ein zusätzliches Verlängerungskabel und Ersatzbatterien für den Klicker bereit.
- Ordne die Tische so an, dass Gruppen arbeiten und trotzdem alle die Projektionsfläche sehen können. Beschrifte Räume und Wege spätestens am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der ersten Gäste.
- Kaufe Lebensmittel erst nach der Rückmeldung zu Ernährungswünschen und Allergien ein. Bestelle Catering und besondere Verpflegung mehrere Tage vorher und halte Servierschalen, Besteck und Abfallbehälter am Ausgabepunkt bereit.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Partizipationsveranstaltung?
- Du brauchst Sitz- und Arbeitstische, Stühle, Empfangsmaterial, Namensschilder, Unterlagen, Präsentationstechnik, Moderationsmaterial und Verpflegung. Plane je Teilnehmer mindestens ein Namensschild, ein Arbeitsblatt und ein Evaluierungsformular ein.
- Wie viel Getränke brauche ich für eine Partizipationsveranstaltung?
- Rechne für die ersten zwei bis drei Stunden mit zwei bis drei Getränken pro Person. Ergänze Wasser und bei einer längeren Veranstaltung eine weitere Getränkerunde; kaufe etwa 10 Prozent Reserve ein.
- Wann muss ich das Catering für eine Partizipationsveranstaltung bestellen?
- Bestelle das Catering mindestens drei bis fünf Werktage vorher. Kläre spätestens eine Woche vor dem Termin Allergien, Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl, damit Sonderkost eingeplant werden kann.
- Wie viele Unterlagen soll ich für die Veranstaltung drucken?
- Drucke für jede angemeldete Person ein Arbeitsblatt und ein Evaluierungsformular sowie etwa 10 Prozent zusätzliche Exemplare. Bereite Namensschilder für alle Angemeldeten vor und halte einige leere Schilder für Nachmeldungen bereit.
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