Que prévoir pour une réunion sur la mobilité ?

Une réunion sur la mobilité demande plus que du café et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, le buffet, le matériel de présentation et les échanges en petits groupes. Calcule les boissons selon la durée, prépare la vaisselle avant l’ouverture de la salle et vérifie chaque câble avec l’ordinateur et le vidéoprojecteur. Cette liste t’aide à regrouper les achats et le matériel à emprunter sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de buffetqté 2
Tables de discussionqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Étiquettes nominativesqté 70
Nappesqté 8
Panneaux de signalisationqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Chevalets de conférenceqté 6
Marqueursqté 24
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 70

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 2

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 6
Poubelles de recyclageqté 4
Balais à mainqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Glaçons - 6 sacs
- Mini-sandwichs - 80 pièces
- Pain complet - 5 pains
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Blanc de poulet en tranches - 1,5 kilo
- Poulet fumé - 1 kilo
- Tomates - 2 kilos
- Concombres - 6 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Poivrons - 10 pièces
- Olives - 4 bocaux
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Répartis l’eau, le café et les autres boissons entre l’accueil et la pause.
Pour le buffet, compte une assiette, une fourchette, un couteau et une serviette par participant, puis ajoute 10 % de réserve. Prévois davantage de tasses si le café reste disponible toute la matinée.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le micro au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Emporte aussi les rallonges et multiprises nécessaires pour éviter une installation improvisée.
Installe une table d’inscription près de l’entrée et prépare les étiquettes nominatives avant l’ouverture. Garde la liste des présences et quelques badges vierges à portée de main pour les inscriptions de dernière minute.
Pour les discussions, prévois une table par groupe et vérifie que les chaises laissent un passage accessible. Place les poubelles, les porte-manteaux et la table de buffet avant de disposer les nappes et les plateaux de service.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion sur la mobilité ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Pour une réunion de 3 heures avec 20 participants, cela représente environ 80 à 100 boissons au total, selon la part de café et d’eau.
Quand acheter la vaisselle et le matériel du buffet ?: Achète ou réserve la vaisselle au plus tard 3 jours avant la réunion. Vérifie le nombre de tasses, verres, assiettes et couverts le matin de l’événement, avec une marge d’environ 10 %.
Quel matériel faut-il tester avant une réunion sur la mobilité ?: Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte, le micro, les rallonges et les multiprises au moins 60 minutes avant le début. Prévois 15 minutes supplémentaires si plusieurs présentations doivent être ouvertes.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Réserve au moins 90 minutes pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et le matériel de présentation. Ajoute 30 minutes si les tables de discussion ou la disposition de la salle changent plusieurs fois.

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