Qué necesitas para una reunión sobre movilidad
Para una reunión sobre movilidad necesitas preparar más que una sala y una presentación. La lista incluye mesas para registro, bufé y conversación, sillas, proyección, sonido, café, vajilla y materiales para identificar a los asistentes. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y deja margen para imprevistos. También conviene comprobar con antelación la accesibilidad, el aparcamiento y la ruta publicada, porque suelen ser los detalles que se resuelven demasiado tarde.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesa del bufécant. 2
- Mesas de conversacióncant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Cucharascant. 70
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Etiquetas con nombrescant. 70
- Mantelescant. 8
- Paneles de señalizacióncant. 8
- Paneles informativoscant. 4
- Pizarras de rotafoliocant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Bloc de notascant. 70
- Bolígrafoscant. 70
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 2
Limpieza
- Guantes de limpiezacant. 6
- Contenedores de reciclajecant. 4
- Escobas de manocant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 2 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Agua sin gas - 8 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cubitos de hielo - 6 bolsas
- Mini bollos - 80 unidades
- Pan integral - 5 panes
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilos
- Pollo ahumado - 1 kilo
- Tomates - 2 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Rúcula - 6 bolsas
- Pimientos - 10 unidades
- Aceitunas - 4 frascos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Mix de frutos secos - 3 bolsas
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Cobertura vegana - 4 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Servilletas - 200 unidades
- Toallas de papel - 6 rollos
- Papel de cocina - 4 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón líquido de manos - 4 botellas
Consejos
- Prepara una mesa de registro separada del bufé y coloca allí la lista de asistencia, las etiquetas con nombres y cualquier información sobre la ruta o el aparcamiento. Ten al menos un bolígrafo por cada 10 asistentes.
- Comprueba la presentación completa en la sala entre 24 y 48 horas antes. Lleva el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico, el altavoz portátil, los alargadores y las regletas, y prueba cada conexión.
- Para el café, calcula aproximadamente 2 tazas por persona en una reunión de media jornada; prepara también agua, vasos, cucharas, azúcar o complementos previstos y suficiente espacio en la mesa del bufé.
- Pide el catering cuando cierre el formulario de inscripción y añade entre un 5 % y un 10 % de raciones si esperas asistentes sin confirmar. Usa las preferencias dietéticas recogidas para separar y rotular las opciones.
- Reserva tiempo para montar la sala al menos 60 minutos antes de abrir la ubicación. Coloca primero mesas y sillas, después el equipo de presentación y por último el bufé, las papeleras, los percheros y los manteles.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una reunión de movilidad?
- Prepara una silla por cada inscripción confirmada y añade entre 5 y 10 sillas si el espacio lo permite. Si habrá ponentes sentados aparte, cuenta esas plazas además de las del público.
- ¿Cuánto café y vajilla hacen falta por persona?
- Para una reunión de media jornada, calcula 2 tazas de café por persona y al menos 2 vasos por persona. Lleva también un plato, un tenedor, un cuchillo y una cuchara por asistente, más un 10 % de reserva.
- ¿Cuándo debo comprobar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba técnica entre 24 y 48 horas antes y repítela al menos 60 minutos antes de abrir la sala. Comprueba también los cables, las regletas, el sonido y la compatibilidad del portátil con la pantalla.
- ¿Cuándo tengo que cerrar el catering para la reunión?
- Cierra el pedido en cuanto termine el periodo de inscripción, preferiblemente entre 3 y 5 días antes. Revisa entonces las cantidades, las preferencias dietéticas y las raciones reservadas para posibles asistentes adicionales.
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