Que faut-il prévoir pour une réunion du conseil des jeunes ?

Pour une réunion du conseil des jeunes, les achats ne se limitent pas aux boissons et au café. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les participants, servir un repas ou un buffet, et faire fonctionner les présentations sans improvisation. Cette liste rassemble la vaisselle, le matériel de cuisine et l’équipement technique à réunir avant l’installation. Vérifie les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser les quantités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Table de buffetqté 2
Tables hautesqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 36
Petits bolsqté 36
Verresqté 48
Tasses à caféqté 36
Fourchettesqté 36
Couteauxqté 36
Cuillèresqté 36
Saladiers de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 36

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3
Pincesqté 4
Louchesqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 36
Nappeqté 8
Panneaux directionnelsqté 4
Post-itqté 12
Autocollants de couleurqté 6

Éclairage

Lampes de bureauqté 4

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Miel - 1 pot
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 6 pièces
- Mini pains aux raisins - 40 pièces
- Pain complet - 5 pains
- Wraps - 40 pièces
- Fromage frais - 4 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Saumon fumé - 750 grammes
- Avocats - 10 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Poivrons - 10 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Maïs - 6 boîtes
- Fromage feta - 1 kilo
- Olives - 3 bocaux
- Salade de pâtes - 4 kilos
- Sauce au yaourt - 3 bouteilles
- Pesto - 3 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Pop-corn salé - 3 sachets
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Biscuits - 5 paquets
- Biscuits diététiques - 2 paquets
- Serviettes en papier - 5 paquets
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 10 pièces
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévois au moins un verre et une assiette par participant, puis ajoute 10 % de réserve pour les oublis, la casse ou les changements de dernière minute.
Pour une réunion de plusieurs heures, compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Mets les boissons au frais la veille.
Ne commande pas le catering avant d’avoir regroupé les besoins alimentaires : fixe les quantités définitives au plus tard 3 jours avant la réunion.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI et les multiprises au moins 24 heures avant. Un adaptateur manquant peut bloquer toute une présentation.
Prépare les badges nominatifs et le matériel de la table d’accueil la veille. Le jour même, garde les rallonges, les multiprises et un câble de rechange accessibles plutôt que rangés dans les cartons.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une réunion du conseil des jeunes ?: Prévois un verre par participant et ajoute une réserve d’environ 10 %. Pour 30 personnes, cela représente 33 verres, surtout si la réunion dure plusieurs heures.
Quand acheter les boissons et le café ?: Achète les boissons au plus tard la veille et mets-les au frais plusieurs heures avant l’arrivée du groupe. Le café, les tasses et les thermos peuvent être préparés le matin même.
Combien d’assiettes et de couverts faut-il prévoir ?: Compte une assiette, une fourchette, un couteau et une cuillère par personne, avec 10 % de réserve. Pour 30 participants, prépare donc au moins 33 exemplaires de chaque élément utilisé.
Quand tester le matériel de présentation ?: Fais un test complet au moins 24 heures avant : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, câble HDMI, enceinte, microphone et alimentation. Recommence un contrôle rapide 30 minutes avant l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.