Que prévoir pour une réunion de sécurité de quartier ?

Une réunion de sécurité de quartier demande surtout du matériel d’accueil, de présentation et de circulation des participants. Prévoyez les boissons chaudes, l’eau et les en-cas avant de confirmer les achats, car les besoins alimentaires peuvent modifier les quantités. La liste comprend aussi le matériel souvent oublié : rallonges, multiprises, câbles HDMI, badges et signalétique. Comptez les inscrits quelques jours avant la réunion et gardez une petite marge pour les arrivées non prévues.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Table d’accueil
Tables d’informationqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de cuisineqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Nappeqté 12
Badges nominatifsqté 120
Stylos pour étiquettes nominativesqté 20
Plans de quartierqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 8

Fournitures de bureau

Formulaires d’inscriptionqté 120
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 120
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 12
Post-itqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 2
Classeurs de documentsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 160 sachets
- Thé noir - 40 sachets
- Infusions - 40 sachets
- Thé rooibos - 40 sachets
- Thé vert - 40 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Eau plate - 60 bouteilles
- Eau gazeuse - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus multivitaminé - 6 packs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Crackers pauvres en sel - 6 packs
- Crackers complets - 6 paquets
- Galettes de riz - 5 paquets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Noix non salées - 4 sacs
- Raisins secs - 3 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Fromage aux herbes - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage vegan - 1 kilo
- Concombre - 12 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mandarines - 50 pièces
- Baguettes complètes - 12 pièces
- Baguettes blanches - 8 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Wraps - 8 paquets
- Beurre - 1 kilo
- Margarine - 500 gram
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 3 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Garnitures pour mini wraps - 5 kilo
- Falafel végétarien - 3 kilo
- Tartinade de légumes vegan - 8 barquettes
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Pain sans gluten - 2 pains
- Yaourt sans lactose - 2 litres
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Glaçons - 10 sacs

Conseils

Pour les boissons, prévoyez environ 2 gobelets par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Pour le café et le thé, vérifiez séparément le nombre de tasses nécessaires selon la durée de la réunion.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le micro au moins 24 heures avant. Emportez les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises dans une même caisse pour éviter un aller-retour le jour même.
Installez la table d’accueil avant l’arrivée du public, avec les badges nominatifs, la liste des participants et le panneau d’accueil. Prévoyez au moins un stylo par personne chargée des inscriptions.
Pour un buffet simple, comptez 1 assiette et 1 jeu de couverts par participant, avec 10 % supplémentaire. Sortez les plateaux, pinces, louches et couteaux avant de remplir les glacières ou de préparer les en-cas.
Réservez les tables et les chaises en fonction des inscriptions confirmées, puis gardez quelques places libres pour les intervenants et les partenaires. Vérifiez les itinéraires de circulation avant d’installer les tables d’information.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une réunion de quartier ?: Prévoyez 2 gobelets réutilisables par personne pour une réunion de deux à trois heures, puis ajoutez une marge de 10 %. Pour 30 participants, cela représente environ 66 gobelets.
Quand vérifier le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant la réunion, puis contrôlez les branchements 30 minutes avant l’accueil. Vérifiez notamment le câble HDMI, le son, le micro et les multiprises.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou apporter ?: Comptez une assiette, un jeu de couverts et une tasse par participant, avec 10 % de réserve. Pour 40 personnes, prévoyez donc 44 unités de chaque élément utilisé.
Quand faire les courses pour une réunion de sécurité de quartier ?: Achetez les produits secs et les consommables 2 à 3 jours avant. Prenez les produits frais le jour même ou la veille, puis remplissez les glacières juste avant le transport.

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