Que faut-il prévoir pour une réunion de recrutement ?

Une réunion de recrutement demande plus que des chaises et des offres d’emploi. Il faut organiser un accueil identifiable, prévoir les supports pour les candidats et tester toute la technique avant leur arrivée. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel de présentation et les éléments pour le café ou le repas. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, en gardant une petite marge pour les invités de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Affichesqté 12
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix salées - 3 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Miniwraps - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Petits pains blancs - 50 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Œuf - 30 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Serviettes - 200 pièces
- Filtres à café - 1 paquet
- Piques à cocktail - 1 paquet
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 2 paquets
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout en papier - 4 paquets

Conseils

Préparez un badge nominatif par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoutez 5 à 10 % de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Comptez au moins un dossier de candidature par personne inscrite et imprimez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Rangez-les au comptoir d’inscription avant l’ouverture.
Pour le café, prévoyez une tasse et un verre par personne, plus 10 % de réserve. Les machines à café, bouilloires et thermos doivent être installés avant l’arrivée des premiers candidats.
Vérifiez le matériel de présentation au moins 24 heures avant la réunion : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, cliqueur, microphone, haut-parleurs, rallonges et multiprises.
Installez les panneaux indicateurs et les affiches à l’entrée, aux changements de direction et devant la salle. Les portants à vêtements et les tabourets de bar sont à placer avant l’accueil pour éviter de déplacer le mobilier pendant les échanges.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une réunion de recrutement ?: Prévoyez un badge par personne attendue, y compris les recruteurs et les intervenants. Ajoutez 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions tardives ou les erreurs de dernière minute.
Combien de dossiers de candidature imprimer ?: Imprimez un dossier par participant confirmé et ajoutez une réserve de 10 %. Pour 30 inscrits, prévoyez donc 33 dossiers afin de couvrir les arrivées supplémentaires.
Quand tester le vidéoprojecteur et le microphone ?: Faites un premier test 24 heures avant la réunion, puis un contrôle sur place au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et la compatibilité de l’ordinateur avec l’écran.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une réunion de recrutement ?: Prévoyez un verre et une tasse par personne, avec 10 % de réserve. Pour 40 participants, comptez au minimum 44 verres et 44 tasses, ainsi que les assiettes et couverts nécessaires au service prévu.

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