Qué necesitas para organizar un evento de captación

Un evento de captación necesita más que un espacio y unas vacantes atractivas. Esta lista reúne lo que debes comprar o llevar para recibir a los asistentes, presentar la información y mantener el servicio funcionando durante varias horas. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma con antelación las necesidades dietéticas. También encontrarás elementos que suelen olvidarse hasta el montaje, como cables, tarjetas de nombre, carteles y equipos de reserva.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tablas para servircant. 8
Cuencoscant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Clic de presentación
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharones de servircant. 8

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 70
Mantelescant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Cartelescant. 12
Hojas de rotafoliocant. 30
Rotuladorescant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 10 unidades
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Agua sin gas - 12 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos salados - 3 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Miniwraps - 100 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Bollos blancos - 50 stuks
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Huevo - 30 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 200 unidades
- Filtros de café - 1 paquete
- Pinchos para cóctel - 1 paquete
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas de limpieza - 2 paquetes
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallas de papel - 4 paquetes

Consejos

Prepara una tarjeta de nombre para cada inscrito y añade entre un 10 % y un 15 % extra para incorporaciones de última hora. Déjalas ordenadas en el mostrador de registro antes de abrir las puertas.
Para una sesión de dos horas, calcula aproximadamente dos bebidas por persona durante la primera hora y una por cada hora adicional. Enfría las bebidas el día anterior si las neveras portátiles no tienen capacidad suficiente.
Comprueba el material técnico al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, clic de presentación, cables alargadores y regletas. Lleva un cable de repuesto si la sala tiene tomas alejadas del escenario.
Compra o reúne vajilla para el número confirmado de asistentes más un 10 % adicional. No cuentes solo vasos: las presentaciones y el café requieren también tazas, platos, cubiertos, cuencos y tablas para servir.
Coloca los carteles direccionales en la entrada, el registro y las zonas de entrevistas antes de que llegue el primer invitado. Reserva al menos 30 minutos para montar mesas, sillas, percheros y el mostrador de recepción.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas tarjetas de nombre necesito para un evento de captación?: Prepara una tarjeta por persona confirmada y añade entre un 10 % y un 15 % extra. Para 40 inscritos, lleva al menos 44 tarjetas; así puedes cubrir cambios y registros en la entrada.
¿Cuánta bebida debo comprar para un evento de captación?: Para las dos primeras horas, calcula unas tres bebidas por persona: dos durante la primera hora y una durante la segunda. Añade agua, café y té según el programa y confirma las restricciones dietéticas antes de hacer el pedido.
¿Cuándo debo probar el equipo técnico?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela el mismo día, al menos 60 minutos antes de recibir al público. Comprueba imagen, sonido, presentaciones, cables y tomas eléctricas, no solo que el portátil se encienda.
¿Cuánta vajilla necesito para 50 asistentes?: Calcula 55 unidades de los elementos que se usan individualmente, como vasos, tazas, platos y cubiertos. Para tablas, cuencos y utensilios de servir, prepara al menos una unidad por zona de catering y una adicional si habrá varios puntos de servicio.

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