Que faut-il prévoir pour une réunion de présentation ?

Une réunion de présentation demande surtout une préparation précise de l’accueil, du buffet et de la technique. Prévoyez les boissons, le café, les encas et la vaisselle selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les absents annoncés tardivement et les consommations supplémentaires. Les badges, le panneau d’accueil et les rallonges sont souvent oubliés jusqu’au jour J. Cette liste rassemble les achats et le matériel à réunir avant l’installation de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Panneau d’accueil

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Rallongesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale sans gaz - 30 litres
- Eau minérale gazeuse - 20 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Chips au paprika - 5 sachets
- Chips nature - 5 sachets
- Bretzels salés - 4 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Toasts - 6 paquets
- Crackers - 5 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Brie - 3 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Miniwraps - 100 pièces
- Garniture pour wraps - 6 kilo
- Mini-quiches - 80 pièces
- Mini petits pains - 100 pièces
- Beurre de cacahuète - 1 pot
- Confiture - 2 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Serviettes - 150 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Refroidissez-les au moins 4 heures à l’avance et gardez quelques bouteilles hors du buffet pour le réassort.
Pour le café et le thé, comptez 1 tasse par participant, plus 10 % de réserve. Sortez les tasses, les cuillères et les bouilloires avant l’arrivée du public : le premier service commence souvent dès l’accueil.
Prenez au minimum un verre, une assiette et un jeu de couverts par personne, avec 10 % supplémentaire. Les plateaux et les pinces de service évitent que les encas soient manipulés directement sur le buffet.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et l’enceinte au moins 60 minutes avant le début. Ajoutez les rallonges nécessaires et vérifiez qu’elles atteignent la table de présentation sans traverser les passages.
Préparez les badges nominatifs et le panneau d’accueil avant l’installation de la table d’accueil. Gardez une dizaine de badges vierges et un stylo pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion de présentation ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 % si la durée ou le nombre de participants n’est pas encore définitif.
Quelle quantité de café faut-il pour une réunion ?: Prévoyez 1 tasse par participant, plus 10 % de marge. Pour une réunion de deux heures, cette quantité couvre généralement l’accueil et une pause, à condition de remettre du café à disposition avant la deuxième partie.
Combien de vaisselle faut-il acheter ou louer ?: Prévoyez un verre, une tasse, une assiette et un jeu de couverts par personne, avec 10 % supplémentaire. Cette marge couvre les pièces utilisées trop tôt, les remplacements et les inscriptions ajoutées le jour même.
Quand tester le matériel d’une réunion de présentation ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, le son et les rallonges, puis gardez les câbles accessibles pendant l’installation.

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