Qué necesitas para una reunión de presentación

Para una reunión de presentación necesitas preparar dos zonas: la recepción y el espacio donde se harán las presentaciones. La lista combina mobiliario, vajilla, bebidas, café, decoración y equipo técnico, así que conviene comprar y comprobar todo con varios días de margen. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos. La mesa de recepción, las tarjetas con nombres y los cables suelen olvidarse hasta el último momento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesa de recepción
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 60
Mantelescant. 8
Globoscant. 50
Guirnaldascant. 6
Cartel de bienvenida

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátil
Cables alargadorescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3

Iluminación

Luces decorativascant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Agua mineral sin gas - 30 liter
- Agua mineral con gas - 20 litros
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Cava - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 5 bolsas
- Patatas fritas naturales - 5 bolsas
- Pretzels salados - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Tostaditas - 6 paquetes
- Crackers - 5 paquetes
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Brie - 3 piezas
- Queso joven - 2 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Pepinos - 6 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Miniwraps - 100 unidades
- Relleno para wraps - 6 kilos
- Mini quiches - 80 unidades
- Mini bocadillos - 100 unidades
- Mantequilla de cacahuete - 1 bote
- Mermelada - 2 tarros
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Ketchup - 1 botella
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Papel de cocina - 6 rollos
- Servilletas - 150 unidades
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón líquido de manos - 4 botellas

Consejos

Prepara una tarjeta con nombre para cada participante confirmado y añade entre 5 y 10 tarjetas en blanco para cambios o asistentes sin inscripción.
Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y enfríalas al menos 4 horas antes; las neveras portátiles deben estar listas antes de montar la recepción.
Reserva un vaso, plato y juego de cubiertos por persona, más un 10 % adicional. Para el café y el té, prepara al menos una taza por asistente y algunas de repuesto.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y el altavoz como conjunto 60 minutos antes de empezar. Comprueba también los cables alargadores y lleva una conexión alternativa para las presentaciones.
Compra los aperitivos teniendo en cuenta las preferencias dietéticas recogidas y monta el buffet 20-30 minutos antes de la llegada. Deja preparadas las bandejas y las pinzas de servir, no solo la comida.

Preguntas frecuentes

¿Qué debo comprar para una reunión de presentación?: Compra bebidas, aperitivos, café y té, además de vasos, tazas, platos, cubiertos y material para servir. También necesitarás tarjetas con nombres, elementos de recepción, decoración básica y el equipo técnico previsto.
¿Cuántas bebidas necesito por persona?: Calcula dos o tres bebidas por persona para la primera hora. Si la reunión dura más de dos horas, añade una o dos bebidas por asistente y enfría una parte con al menos 4 horas de antelación.
¿Cuándo debo preparar el equipo de una presentación?: Haz una prueba completa del portátil, el proyector, la pantalla, el altavoz y los cables 60 minutos antes. Comprueba también las presentaciones recopiladas y deja una copia accesible sin conexión.
¿Cuántos vasos y platos hacen falta para los asistentes?: Prepara una unidad por persona y añade un 10 % de reserva. Para 40 asistentes, por ejemplo, lleva al menos 44 vasos, platos y juegos de cubiertos, además de las tazas necesarias para el café.

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