Que faut-il prévoir pour une réunion d’intégration ?

Pour une réunion d’intégration, prévoyez à la fois les consommables et le matériel qui fluidifient l’accueil, le repas et les activités. La liste comprend la vaisselle, les boissons, le café, les équipements de buffet et le matériel technique. Basez les quantités sur le nombre confirmé de participants, en ajoutant une marge pour les imprévus. Les besoins alimentaires et les étiquettes de régime doivent être finalisés avant les achats de produits frais.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Bol à soupeqté 30
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Tassesqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Télécommande de présentation

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Pancartes de tableqté 12
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 6
Épongesqté 8
Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Tonic - 3 bouteilles
- Ginger beer - 3 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Sandwichs - 80 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Wraps - 80 pièces
- Houmous nature - 8 pots
- Houmous poivron - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Filet de dinde - 2 kilos
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 8 sacs
- Carottes - 3 kilos
- Olives - 4 bocaux
- Falafel - 5 kilo
- Poulet grillé - 5 kilos
- Riz basmati - 5 kilos
- Couscous - 4 kilo
- Pois chiches - 12 boîtes
- Lentilles - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 paquets
- Tomates en dés - 12 boîtes
- Lait de coco - 8 boîtes
- Légumes pour wok - 8 kilo
- Oignons - 3 kilo
- Ail - 6 têtes
- Gingembre frais - 500 gram
- Huile d’olive - 2 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Poudre de curry - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Cumin - 1 pot
- Cannelle - 1 pot
- Flocons de piment - 1 pot
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce au yaourt - 3 bouteilles
- Sauce chili douce - 3 bouteilles
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Oranges - 5 kilo
- Dattes - 2 kilo
- Baklava - 4 kilos
- Biscuits - 6 paquets
- Chocolat noir - 2 kilo
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Popcorn salé - 4 sacs
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes en papier - 8 paquets
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Gants de cuisine - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Refroidissez-les avant l’arrivée du groupe et gardez une réserve dans des glacières.
Comptez une assiette, un verre, une tasse et un jeu de couverts par participant, avec 5 à 10 % de réserve. Cette marge évite de manquer de vaisselle en cas de casse ou de changement de programme.
Achetez les produits frais après confirmation des inscriptions et des régimes alimentaires, idéalement 24 à 48 heures avant la réunion. Séparez les préparations selon les étiquettes de régime pour éviter les erreurs au buffet.
Prévoyez une table d’inscription, des badges nominatifs et les programmes avant le jour J. Installez ce point d’accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants.
Testez l’enceinte, le micro sans fil et le vidéoprojecteur 60 minutes avant le début. Vérifiez aussi les câbles, les prises et la visibilité de l’écran depuis les places les plus éloignées.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion d’intégration ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 % si la réunion dure plusieurs heures ou se déroule par temps chaud.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ?: Prévoyez une assiette, un verre, une tasse et un jeu de couverts par participant, plus 5 à 10 % de réserve. Pour 40 personnes, cela représente donc 42 à 44 unités de chaque élément utilisé.
Quand acheter les produits frais pour une réunion d’intégration ?: Achetez-les 24 à 48 heures avant l’événement, après avoir confirmé les inscriptions et les besoins alimentaires. Contrôlez les produits frais le jour même avant de les mettre en place.
Quand préparer le matériel technique ?: Chargez et rassemblez le matériel technique la veille, puis faites un test complet au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez notamment le micro, l’enceinte portable et le vidéoprojecteur.

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