Que faut-il prévoir pour une réunion d’habitants ?

Pour une réunion d’habitants, les oublis concernent souvent l’accueil, le service du buffet et le matériel de présentation plutôt que les plats eux-mêmes. Prévoyez de la vaisselle réutilisable pour chaque participant, avec une marge de 10 % pour les imprévus. Les boissons chaudes nécessitent aussi plusieurs machines à café, bouilloires et thermos si elles sont servies pendant toute la rencontre. La liste ci-dessous regroupe les achats et le matériel à réunir avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Table de présentation
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Ordinateur portable
Pointeur laser

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Sets de nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 6
Stylosqté 100
Pancartes de tableqté 12
Presse-papiersqté 12
Marqueursqté 12
Post-itqté 20
Blocs pour chevaletqté 4
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Autocollants flèchesqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Torchonsqté 12
Serviettesqté 8

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 120 pièces
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Chips tortilla nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Mélange de snacks salés - 5 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Noix mélangées - 4 sachets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Tzatziki - 4 pots
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Tranches végétariennes - 1 kilo
- Salade d’œufs - 6 boîtes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 3 pots
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Wraps - 40 pièces
- Pain sans gluten - 4 pains
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Beurre - 1 kilo
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Soupe de légumes - 12 liter
- Soupe de tomates - 8 litres
- Bâtonnets apéritifs - 6 paquets
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Quiche végétarienne - 8 pièces
- Tartes salées - 8 pièces
- Wraps végétariens - 30 pièces
- Wraps vegan - 20 pièces
- Salade sans gluten - 3 kilos
- Yaourt - 4 kilo
- Yaourt vegan - 2 kilo
- Crème dessert - 4 litres
- Brownies - 60 pièces
- Tarte aux pommes - 40 parts
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Sacs à baguettes - 2 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une assiette, un bol, un verre et un jeu de couverts par personne, puis ajoutez 10 % de réserve pour les remplacements et les inscriptions de dernière minute.
Pour un buffet chaud, ne vous limitez pas aux plats : prévoyez des louches, des pinces de service, des plateaux et des plats de maintien au chaud pour chaque préparation.
Comptez au moins un point de café et un point d’eau chaude pour 30 à 40 personnes afin d’éviter une file d’attente au début de la réunion.
Installez une table d’accueil séparée du buffet et préparez les badges nominatifs avant l’arrivée des habitants ; gardez aussi quelques badges vierges sur place.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil et les haut-parleurs au moins 1 heure avant le début, avec les câbles et adaptateurs nécessaires.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour une réunion d’habitants ?: Prévoyez un exemplaire de chaque élément par participant : assiette, bol, verre, tasse ou verre à thé et couverts. Ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire, soit 5 pièces de rechange pour 50 personnes.
Quelle quantité de boissons acheter pour une réunion d’habitants ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et prévoyez les glaçons au moins le jour précédent.
Quand préparer le matériel d’une réunion d’habitants ?: Réunissez la vaisselle, le mobilier et l’équipement au plus tard la veille. Le jour même, ouvrez la salle et effectuez les tests techniques au moins 1 heure avant l’accueil.
Combien de badges nominatifs imprimer ?: Imprimez un badge par personne inscrite et ajoutez 10 % de badges vierges. Pour 50 inscrits, préparez donc au moins 55 badges afin de couvrir les inscriptions tardives et les erreurs.

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