Que prévoir pour une réunion d’énergie ?

Une réunion d’énergie demande à la fois un accueil fluide, un buffet bien approvisionné et du matériel fiable pour les interventions. Prévoyez les boissons, la vaisselle et les encas en fonction du nombre d’inscrits, puis séparez clairement les produits adaptés aux besoins alimentaires signalés. Le vidéoprojecteur, les câbles et les microphones sont à tester avant l’arrivée du groupe. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 20
Boîtes de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 110
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux de directionqté 8
Autocollants flèchesqté 30
Panneaux de présentationqté 8
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 kilogrammes
- Café décaféiné - 250 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Thé chai - 25 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Eau minérale sans gaz - 80 litres
- Eau minérale pétillante - 40 litres
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 8 liter
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus de raisin - 6 litres
- Limonade bio - 8 litres
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 5 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Concombres - 4 kilogrammes
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage vegan - 1 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 2 kilogrammes
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains complets - 120 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Pain sans gluten - 3 pains
- Beurre - 1 kilogramme
- Confiture - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Miel - 2 pots
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Basilic - 100 gramme
- Origan - 100 gramme
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce au yaourt - 2 liter
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Biscuits complets - 10 paquets
- Barres de muesli - 120 pièces
- Chocolat noir - 2 kilogrammes
- Yaourt - 8 litres
- Yaourt végétalien - 4 litres
- Flocons d’avoine - 2 kilogrammes
- Granola - 3 kilogrammes
- Salade composée - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Pois chiches - 5 kilogrammes
- Lentilles corail - 3 kilogram
- Bouillon de légumes - 2 liter
- Parmesan - 1 kilogramme
- Fromage râpé vegan - 1 kilogramme
- Croûtons complets - 2 kilogrammes
- Basilic frais - 20 bottes
- Petits pains pour la soupe - 100 pièces
- Soupe - 25 litres
- Soupe végétalienne - 8 litres
- Soupe sans gluten - 4 litres
- Crème pour café - 4 litres
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle pour déchets résiduels - 50 pièces
- Sacs poubelle en plastique - 30 pièces
- Sacs poubelle papier - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour toilettes - 2 litres
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 12 pièces

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure selon la durée de la réunion. Refroidissez les boissons la veille plutôt que le matin même.
Comptez une tasse, un verre et une assiette par participant, avec environ 10 % de réserve pour les intervenants, les remplacements et les oublis. Ajoutez les couverts correspondants avant de dresser le buffet.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI et le kit d’adaptateurs au moins 24 heures avant la réunion. Gardez les adaptateurs et les batteries externes près de la table de présentation.
Préparez les encas et les plats diététiques séparément, avec une identification visible. Vérifiez les besoins alimentaires recueillis au plus tard 48 heures avant de confirmer les quantités au traiteur.
Installez la table d’inscription, les badges, les panneaux de direction et les porte-manteaux avant l’ouverture. Placez aussi les rallonges, multiprises et pieds de microphone de manière à éviter les câbles dans les passages.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion d’énergie ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson supplémentaire par heure. Ajoutez une marge de 10 % si la réunion dure plusieurs heures ou si la météo est chaude.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou apporter ?: Comptez une tasse, un verre, une assiette et les couverts nécessaires par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 personnes, prévoyez donc environ 55 unités de chaque élément utilisé.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’événement, avec le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs et les microphones. Refaites un contrôle rapide 30 minutes avant l’arrivée des participants.
Quand récupérer les produits frais pour le buffet ?: Récupérez les produits frais le jour même, idéalement deux à quatre heures avant le début de la réunion. Conservez-les au frais jusqu’au dressage et gardez les plats correspondant aux régimes particuliers séparés.

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