Qué necesitas para organizar una reunión de energía

Una reunión de energía combina ponencias, registro de asistentes, pausas y comida, así que la compra no se limita al catering. Necesitarás preparar el espacio, la mesa de registro y todo el equipo para proyectar presentaciones y amplificar a los ponentes. Usa esta lista para comprobar vajilla, bebidas, cables y material de apoyo antes del día del evento. Reserva los productos frescos y el catering con varios días de margen, especialmente si hay dietas especiales.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarrascant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Kit de adaptadores HDMI
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentación
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Cuencoscant. 20
Recipientes herméticoscant. 12
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Bolígrafoscant. 30
Programascant. 110
Carteles informativoscant. 8
Señales de rutacant. 8
Pegatinas de flechascant. 30
Paneles de presentacióncant. 8
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Soportes de iluminacióncant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras
- Café - 2 kilogramo
- Café descafeinado - 250 gram
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 50 bolsitas
- Té chai - 25 bolsas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilogramos
- Agua mineral sin gas - 80 liter
- Agua mineral con gas - 40 liter
- Cola - 12 litros
- Cola Zero - 12 litros
- Naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de uva - 6 litros
- Limonada ecológica - 8 litros
- Cubitos de hielo - 10 kilogram
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 5 kilogram
- Uvas - 5 kilogramos
- Mandarinas - 5 kilogram
- Pepinos - 4 kilogramos
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Pimientos - 3 kilogramo
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso vegano - 1 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Crema vegetal - 2 kilogramos
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos integrales - 120 unidades
- Wraps - 100 unidades
- Pan sin gluten - 3 barras
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Mermelada - 3 tarros
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Miel - 2 tarros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Albahaca - 100 gram
- Orégano - 100 gramos
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Aliño de yogur - 2 litros
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Pasas - 2 kilogramos
- Galletas integrales - 10 paquetes
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Chocolate negro - 2 kilogramo
- Yogur - 8 litros
- Yogur vegano - 4 litros
- Copos de avena - 2 kilogramos
- Granola - 3 kilogram
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Pasta - 8 kilogramos
- Salsa de tomate - 8 litros
- Garbanzos - 5 kilogramo
- Lentejas rojas - 3 kilogram
- Caldo de verduras - 2 liter
- Queso parmesano - 1 kilogramo
- Queso vegano rallado - 1 kilogramo
- Croutons integrales - 2 kilogramos
- Albahaca fresca - 20 ramos
- Panecillos para sopa - 100 unidades
- Sopa - 25 litros
- Sopa vegana - 8 litros
- Sopa sin gluten - 4 litros
- Leche para el café - 4 litros
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura para residuos - 50 unidades
- Bolsas de basura de plástico - 30 unidades
- Bolsas de basura de papel - 20 unidades
- Lavavajillas - 3 litros
- Limpiador multiusos - 3 liter
- Limpiador de inodoro - 2 litros
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Esponjas - 12 unidades

Consejos

Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y una por cada hora adicional; enfríalas al menos 6 horas antes de la recepción.
Prepara 1 taza, 1 vaso y 1 plato por asistente, más un 10 % de reserva. Añade cubiertos y cucharillas suficientes para las pausas de café y el buffet.
Comprueba el equipo audiovisual 48 horas antes: proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y mesa de mezclas deben probarse juntos.
Lleva al menos una regleta y un cable alargador por cada zona de presentación o catering, y deja baterías externas preparadas para el portátil y los micrófonos.
Separa y etiqueta los platos para dietas especiales antes de abrir el buffet. Confirma las preferencias dietéticas como máximo 3 días antes para poder corregir el pedido.

Preguntas frecuentes

¿Qué vajilla necesito para una reunión de energía?: Calcula una taza, un vaso y un plato por persona, además de tenedores, cuchillos, cucharas y cucharillas de café. Compra o reserva un 10 % extra para roturas, cambios y asistentes que repitan.
¿Cuándo debo pedir el catering para una reunión de energía?: Haz el pedido al menos 5 días antes y confirma el número final de asistentes 3 días antes. Ese plazo permite adaptar las raciones y separar las opciones para dietas especiales.
¿Cuánto equipo audiovisual hace falta para las ponencias?: Prepara un proyector, una pantalla, un portátil, cables HDMI, un kit de adaptadores, micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y una mesa de mezclas. Haz una prueba completa 48 horas antes y lleva cables y baterías de reserva.
¿Cuántas bebidas debo comprar para el evento?: Calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por cada hora adicional. Añade un margen del 10 % si no conoces con precisión la duración de las pausas o la temperatura del lugar.

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