Réunion des aidants : la liste de courses et de matériel

Pour une réunion des aidants, les achats ne se limitent pas au café et aux biscuits. Il faut aussi prévoir le service des boissons, l’accueil des participants et le matériel nécessaire aux présentations. Calculez les quantités à partir du nombre d’inscrits, en gardant une petite marge pour les imprévus. La liste complète du plan vous aide à ne pas oublier les câbles, les badges, les rallonges ou les supports de signalisation, souvent préparés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Nappesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone portable
Haut-parleur

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Pancartes de tableqté 8
Panneaux d’orientationqté 8
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Thé chai ou rooibos - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Beurre doux - 500 grammes
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 4 pains
- Crackers complets - 4 paquets
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Crackers pauvres en sel - 4 paquets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Raisins secs - 1 kilo
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Pain sans gluten - 3 pains
- Tartinade végétalienne - 4 barquettes
- Fromage sans lactose - 500 grammes
- Soupe de légumes - 8 litres
- Soupe de tomates - 4 litres
- Baguettes complètes - 8 pièces
- Beurre aux herbes - 8 pots
- Salade composée - 5 kilos
- Salade de concombre - 3 kilos
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Filets de poulet - 3 kilo
- Falafel - 2 kilo
- Sauce pour wrap - 4 bouteilles
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Biscuits - 6 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Chocolat - 2 kilo
- Mini-muffins - 60 pièces
- Gâteau - 3 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Boîtes de conservation - 30 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins une tasse ou un verre par participant, puis ajoutez 10 % de marge : les verres à eau, les tasses à café et les verres à thé ne servent pas tous au même moment.
Pour le café et le thé, préparez le service avant l’arrivée du groupe : les machines à café, bouilloires et thermos doivent être testés et placés près des plateaux de service.
Réservez le matériel de présentation plusieurs jours à l’avance et vérifiez la compatibilité de l’ordinateur portable, du vidéoprojecteur, de l’écran et des câbles HDMI.
Préparez les badges nominatifs et les porte-badges au moins la veille, avec 10 % d’exemplaires vierges en plus pour les inscriptions tardives ou les corrections de nom.
Regroupez les rallonges, multiprises, microphone portable et haut-parleur dans une même caisse dès la veille. Testez chaque branchement dans la salle avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses prévoir pour une réunion d’aidants ?: Comptez au minimum un verre à eau et une tasse ou un verre à boisson chaude par participant, avec une marge de 10 %. Pour 30 personnes, prévoyez donc environ 33 unités de chaque type utilisé.
Quand faut-il acheter le matériel pour une réunion d’aidants ?: Faites l’inventaire et les réservations d’équipement 7 jours avant la réunion. Achetez les consommables 2 à 3 jours avant, puis rassemblez tout le matériel la veille.
Combien de badges nominatifs faut-il préparer ?: Préparez un badge par participant confirmé, puis ajoutez 10 % de badges vierges. Pour 40 inscrits, prévoyez 44 badges et autant de porte-badges si chaque participant en reçoit un.
Que faut-il vérifier avant une présentation avec vidéoprojecteur ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les prises au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Gardez une rallonge et une multiprise disponibles en cas de changement de disposition.

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