Que faut-il prévoir pour une réunion du conseil consultatif ?

Une réunion du conseil consultatif demande surtout une préparation précise : les documents doivent être disponibles pour chaque participant, l’accueil doit être fluide et la technique prête avant l’arrivée du groupe. Prévoyez les boissons, les tasses, les verres et quelques en-cas en fonction du nombre confirmé. Ajoutez une marge pour les désistements de dernière minute, les câbles oubliés et les personnes qui restent plus longtemps que prévu. Cette liste vous aide à faire les courses et à rassembler le matériel sans rien laisser au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 7
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à eauqté 36
Verres à théqté 36
Cuillères à caféqté 36
Assiettes à pâtisserieqté 36
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Câbles HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes de bureauqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 36
Pancartes de tableqté 7

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 36
Presse-papiersqté 4
Agrafeusesqté 2
Perforatricesqté 2
Massicot
Papier de copie A4qté 3
Chemises de présentationqté 4
Ruban adhésifqté 2
Autocollants flèchesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 5 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau minérale plate - 24 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bananes - 20 pièces
- Pommes - 20 pièces
- Raisins - 4 barquettes
- Mini concombres - 4 barquettes
- Tomates cerises - 4 barquettes
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Crackers pauvres en sel - 4 paquets
- Crackers complets - 4 paquets
- Galettes de riz - 3 paquets
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Filet de dinde - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 4 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes en papier - 4 paquets
- Bâtonnets à mélanger - 2 paquets
- Gobelets à café en papier - 1 paquet
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets

Conseils

Prévoyez au moins 2 tasses à café et 2 verres à eau par participant si la réunion dure une demi-journée ; ajoutez 10 % de marge pour les invités supplémentaires ou la vaisselle inutilisable.
Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Mettez l’eau au frais et préparez le café avant l’ouverture de la salle.
Imprimez un exemplaire de l’ordre du jour et des documents de réunion par participant, plus 3 à 5 exemplaires de réserve. Gardez les documents dans l’ordre de présentation pour accélérer l’installation.
Préparez un badge nominatif pour chaque personne figurant sur la liste définitive, ainsi que 2 à 3 badges vierges pour les remplacements ou les inscriptions ajoutées tardivement.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant le début. Prenez au minimum un câble HDMI, une rallonge et une multiprise de secours.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion du conseil consultatif ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Pour une réunion de trois heures, comptez donc 4 à 5 boissons par participant, avec une marge de 10 %.
Combien de documents faut-il imprimer pour la réunion ?: Imprimez un dossier complet par participant confirmé et ajoutez 3 à 5 dossiers de réserve. Faites l’impression au plus tard la veille, afin de pouvoir corriger une page manquante ou une modification de l’ordre du jour.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Préparez les badges dès que la liste définitive des participants est connue, idéalement 24 heures avant la réunion. Gardez 2 à 3 badges vierges pour les changements de dernière minute.
Quel matériel technique faut-il vérifier avant la réunion ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran de projection, les haut-parleurs et les microphones sans fil au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les multiprises et les rallonges.

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