Einkaufsliste für eine Beiratssitzung

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Rechnen Sie pro Teilnehmer mit 1 Liter Wasser: etwa 0,5 Liter still und 0,5 Liter mit Kohlensäure. Stellen Sie zusätzlich zwei bis drei Tassen Kaffee oder Tee pro Person für eine Sitzung von drei bis vier Stunden bereit.
• Bestellen oder kaufen Sie Snacks mit etwa 150 bis 200 Gramm pro Person. Teilen Sie die Auswahl auf mehrere Servierschalen und Tortenplatten auf, damit sich die Pause ohne lange Schlange verteilen lässt.
• Legen Sie für jede angemeldete Person ein Namensschild, einen Kugelschreiber und einen Notizblock bereit; bei 20 Teilnehmern brauchen Sie also 20 Exemplare plus mindestens 2 Ersatzsets.
• Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag. Packen Sie mindestens zwei passende HDMI-Kabel und zwei Verlängerungskabel ein, weil Anschlüsse und Steckdosen oft nicht dort liegen, wo der Tisch steht.
• Stellen Sie Geschirr und Getränke mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit. Für 20 Personen sind 20 Kaffeetassen, 20 Wassergläser, 20 Teegläser und mindestens 25 Kaffeelöffel eine praktikable Reserve.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Beiratssitzung?

Planen Sie Getränke, Kaffeetassen, Wasser- und Teegläser, Snacks, Namensschilder, Kugelschreiber und Notizblöcke ein. Für die Präsentation brauchen Sie je nach Raum außerdem Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone sowie mindestens zwei HDMI- und zwei Verlängerungskabel.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Beiratssitzung?

Rechnen Sie mit 1 Liter Wasser und zwei bis drei Heißgetränken pro Person bei einer Sitzung von drei bis vier Stunden. Bei 20 Teilnehmern sind das etwa 20 Liter Wasser und 40 bis 60 Tassen Kaffee oder Tee.

Wie viele Snacks pro Person für eine Sitzung einkaufen?

Kalkulieren Sie 150 bis 200 Gramm Snacks pro Person für eine normale Kaffeepause. Bei 20 Personen benötigen Sie damit 3 bis 4 Kilogramm, zusätzlich sollten Sie gemeldete Ernährungswünsche berücksichtigen.

Wann muss ich die Ausstattung für eine Beiratssitzung prüfen?

Prüfen Sie Raum, Technik, Unterlagen und Barrierefreiheit spätestens am Vortag. Öffnen Sie den Raum 30 bis 45 Minuten vor Beginn, damit Tische, Stühle, Registrierungstisch und Getränke rechtzeitig bereitstehen.