Qué necesitas para una reunión del consejo asesor

Una reunión del consejo asesor necesita más que una sala y una agenda: también hay que prever café, agua, material para tomar notas y equipo técnico. Esta lista te ayuda a preparar las compras y los elementos que debes llevar sin dejarlo para el último momento. Calcula las cantidades según el número final de participantes y confirma las necesidades dietéticas antes de pedir el catering. Revisa también cables, adaptadores y micrófonos al menos un día antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de reunióncant. 7
Sillascant. 36
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 36
Vasos para aguacant. 36
Vasos de técant. 36
Cucharillas de cafécant. 36
Platos de postrecant. 36
Bandejas de servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Bandejas para servircant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables HDMIcant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 2

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 36
Carteles de mesacant. 7

Artículos de oficina

Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 36
Portapapelescant. 4
Grapadorascant. 2
Perforadorascant. 2
Cortadora de papel
Papel de copia A4cant. 3
Carpetas de presentacióncant. 4
Cinta adhesivacant. 2
Pegatinas de flechascant. 20

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 5 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Limones - 6 unidades
- Agua mineral sin gas - 24 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Plátanos - 20 unidades
- Manzanas - 20 piezas
- Uvas - 4 bandejas
- Mini pepinos - 4 bandejas
- Tomates cherry - 4 bandejas
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Crackers bajos en sal - 4 paquetes
- Crackers integrales - 4 paquetes
- Tortitas de arroz - 3 paquetes
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 3 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Pechuga de pavo - 1 kilo
- Untable vegetariano - 4 tarrinas
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas de papel - 4 paquetes
- Palitos para remover - 2 paquetes
- Vasos de papel para café - 1 paquete
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 12 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes

Consejos

Calcula una taza de café y un vaso de agua por persona para cada bloque de reunión; añade aproximadamente un 10 % extra para evitar quedarte corto.
Prepara tarjetas de nombre, bolígrafos y blocs para todas las personas confirmadas, más 2 o 3 unidades de reserva. Las cancelaciones de última hora suelen dejar material ya preparado.
Comprueba el equipo técnico 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables HDMI, regletas y alargadores deben estar juntos y probados.
Enfría las bebidas y coloca los aperitivos al menos 30 minutos antes de abrir la sala. Separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
Lleva una copia impresa de la lista de asistencia y de la documentación de la reunión, aunque los archivos estén en el portátil. Reserva una mesa de registro y coloca allí los portapapeles y bolígrafos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una reunión del consejo asesor?: Calcula al menos 2 bebidas por persona para una reunión de hasta 2 horas: normalmente una bebida caliente y agua. Añade un 10 % de margen y aumenta la cantidad si la sesión dura toda la mañana o la tarde.
¿Cuándo debo comprar y enfriar las bebidas?: Haz la compra entre 24 y 48 horas antes, especialmente si necesitas productos para dietas concretas. Enfría las bebidas unas 3 horas antes de que lleguen los participantes.
¿Cuántos bolígrafos y blocs necesito?: Prepara un bolígrafo y un bloc por participante confirmado, más 2 o 3 unidades de reserva. Si esperas 20 personas, lleva al menos 22 bolígrafos y 22 blocs.
¿Cuándo hay que probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa el día anterior y otra de 30 minutos antes de abrir la sala. Comprueba también los cables HDMI, las regletas, los alargadores, los altavoces y el sonido de cada micrófono.

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