Que faut-il prévoir pour une rencontre de club de caravanes ?

Une rencontre de club de caravanes demande surtout une bonne organisation des repas, de l’accueil et de l’installation extérieure. Prévoyez la vaisselle pour le nombre définitif de participants, du matériel pour le barbecue, un espace café et thé, ainsi que des solutions pour garder les boissons au frais. Les tables, chaises et tentes sont souvent réservées trop tard, tout comme les rallonges et les multiprises. Cette liste rassemble les achats et le matériel à emporter pour préparer le lieu sans courir au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 45
Tentes de réceptionqté 2
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Bol à soupeqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 60
Verres à vinqté 45
Couvertsqté 50
Louchesqté 10
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Thermomètres alimentairesqté 2

Équipement

Barbecuesqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fêteqté 6
Décorations de tableqté 6
Badges nominatifsqté 50

Activités

Cartes d'itinéraireqté 45
Brochures du programmeqté 50
Feuilles de quizqté 50
Stylos à billeqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 kilogrammes
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 8 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Eau minérale - 24 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Sirop de limonade - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière - 96 canettes
- Bière sans alcool - 24 canettes
- Rosé - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Pains à hamburger - 50 pièces
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Steaks hachés de bœuf - 4 kilogrammes
- Saucisses à barbecue - 5 kilogrammes
- Brochettes de poulet - 3 kilogrammes
- Burgers végétariens - 2 kilogram
- Brochettes de viande - 2 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 5 kilogram
- Salade de pâtes - 4 kilogrammes
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Tomates - 3 kilogrammes
- Concombres - 4 pièces
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Cornichons - 3 bocaux
- Tranches de fromage - 3 kilogram
- Laitues - 6 pièces
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce barbecue - 3 bouteilles
- Sauce satay - 3 pots
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Arachides salées - 2 kilogrammes
- Olives - 3 bocaux
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Melons - 4 pièces
- Glace - 5 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Charbon pour barbecue - 10 kilogrammes
- Allume-feu - 2 boîtes
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 2 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Lingettes désinfectantes - 3 paquets

Conseils

Confirmez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la rencontre. Utilisez ce nombre définitif pour calculer les portions, les assiettes, les verres et les couverts.
Prévoyez les boissons dans des glacières au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée du groupe. Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée de la rencontre.
Testez les barbecues, les machines à café et les bouilloires 2 jours avant. Vérifiez aussi que les rallonges et multiprises atteignent bien les emplacements prévus, sans créer de passage dangereux.
Réservez les tables pliantes, chaises et tentes de réception dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Prévoyez un espace couvert pour le buffet et le coin café en cas de pluie.
Préparez les badges nominatifs, le programme et les cartes d’itinéraire la veille. Gardez quelques badges vierges et au moins 10 % de vaisselle supplémentaire pour les oublis, les enfants ou la casse.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une rencontre de club de caravanes ?: Prévoyez les aliments du menu, les boissons, la vaisselle, les ustensiles de service et le matériel de cuisine. Ajoutez les fournitures d’accueil comme les badges nominatifs, le programme et les cartes d’itinéraire.
Combien de vaisselle prévoir par personne ?: Comptez au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre, un jeu de couverts et, si nécessaire, un bol par participant. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les changements de menu, la casse et les invités supplémentaires.
Quand faire les courses pour une rencontre de caravanes ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les viandes, salades et produits frais la veille ou le matin même. Refroidissez les boissons au moins 2 à 3 heures avant le début.
Que ne faut-il pas oublier pour l’installation extérieure ?: Vérifiez les tentes, tables, chaises, nappes, glacières, rallonges et multiprises au plus tard la veille. Contrôlez aussi les prévisions météo et prévoyez un espace couvert avant l’arrivée des participants.

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