Checklist pour organiser un camp de jeunes aidants

Un camp pour jeunes aidants demande plus qu’un programme d’activités. Il faut anticiper les autorisations, les informations médicales, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu à la préparation du matériel. Prévoyez aussi une solution de repli : une averse peut modifier une journée entière, surtout lorsque les activités sportives se déroulent dehors.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Déterminer le nombre de participants
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
Rédiger le formulaire de consentement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales
2 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Établir la liste des participants
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation du transport
Vérifier les prévisions météo
Préparer le programme de repli en cas de pluie
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Préparer les médicaments en toute sécurité
2 personnes
Imprimer les informations des participants
Partager les consignes avec les accompagnateurs
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas de bienvenue
2 personnes
Informer les accompagnateurs
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Garder les contacts d’urgence joignables
Accueillir et donner les explications
2 personnes
Animer le jeu de présentation
3 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Encadrer l’activité en extérieur
5 personnes
Encadrer l'activité créative
4 personnes
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
Accompagner le lavage des mains
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Animer le jeu du soir
4 personnes
Animer un groupe de discussion calme
2 personnes
Raconter les légendes du camping
2 personnes
Servir les derniers snacks
2 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes
Vérifier les contacts de prise en charge
2 personnes
Remettre les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Trier le matériel d’activités
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Finaliser la remise du site
Envoyer aux parents les informations de suivi
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les notes de frais et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 3
Couvertures de pique-niqueqté 8
Tables pliantesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 5

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Mégaphone
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Sets de badmintonqté 4
Pompe à ballons

Activités

Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Papier à dessinqté 100
Crayons de couleurqté 40
Feutresqté 40
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 12
Cordeqté 3
Post-itqté 12
Stylosqté 40
Badges nominatifsqté 45

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 80
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 6

Sécurité

Sacs de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Siffletsqté 6
Gilets réfléchissantsqté 8
Boîte à médicaments

Inscription

Presse-papiersqté 4
Chemises à documentsqté 6
Boîtes à stylosqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et le nombre de participants. Ces trois éléments déterminent la capacité d’accueil, le transport, le nombre d’accompagnateurs et la quantité de matériel à prévoir.
Envoyez le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour recueillir les consentements, les informations médicales, les allergies et les contacts d’urgence. Relancez les familles qui n’ont pas fourni une autorisation complète avant de finaliser la liste.
Préparez les groupes et répartissez les accompagnateurs avant le début du camp. Gardez une liste imprimée avec les besoins particuliers de chaque jeune, ainsi qu’un contact d’urgence facilement accessible aux responsables.
Confirmez le transport et la réservation du lieu quelques jours avant le camp, puis vérifiez les prévisions météo. Un programme de repli doit préciser où manger, quelles activités proposer et quel matériel déplacer en cas de pluie.
Rassemblez et étiquetez le matériel avant le départ : vaisselle réutilisable, glacières, thermos, rallonges, batteries externes et équipements sportifs. Vérifiez la trousse de premiers secours et préparez les médicaments selon une procédure sécurisée, séparée des fournitures courantes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les inscriptions pour un camp de jeunes aidants ?: Envoyez le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant le camp. Gardez ensuite 7 jours pour relancer les familles et vérifier les consentements, les données médicales et les contacts d’urgence manquants.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour un camp de jeunes aidants ?: Le nombre dépend de l’âge, de l’autonomie et des besoins médicaux des participants. Finalisez la répartition des groupes au moins 1 semaine avant le camp, afin de pouvoir remplacer un accompagnateur absent et couvrir les activités en parallèle.
Que préparer pour les repas d’un camp de jeunes aidants ?: Recueillez les allergies et régimes alimentaires avant les achats, puis prévoyez de l’eau, des carafes, des glacières, des thermos et suffisamment de vaisselle réutilisable pour chaque repas. Faites les courses 1 à 2 jours avant le camp pour les produits frais.
Que faire s’il pleut pendant le camp ?: Préparez un programme de repli au moins 3 jours à l’avance, avec un espace intérieur confirmé et des activités adaptées. Déplacez le matériel sensible à l’humidité et vérifiez le changement de transport si le lieu prévu n’est plus accessible.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.