Checklist pour organiser un Festival des lanternes

Un Festival des lanternes demande une préparation précise, surtout pour la circulation du public, l’éclairage et la météo. Cette checklist suit l’ordre logique : fixer le programme, obtenir les autorisations, gérer les inscriptions, puis installer le terrain et les espaces d’accueil. Prévoyez aussi les lanternes, les tentes, les tables, la vaisselle réutilisable et les rallonges avant le jour J. Les dernières vérifications concernent les boissons, le catering, le balisage et les consignes données aux bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Confirmer les prestataires et les réservations
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Commander des lanternes et des éclairages
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Préparer la musique et la playlist
Vérifier les prévisions météo
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Distribuer les consignes aux bénévoles
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier les lanternes
3 personnes
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer le point de boissons
2 personnes
Aménager le point de distribution des lanternes
2 personnes
Installer les tables de bricolage créatif
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les lanternes
3 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Passer de la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les points lumineux
2 personnes
Briefer le défilé
3 personnes
Accompagner la parade des lanternes
8 personnes
Tenir le stand photo
Servir le dîner
4 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Récupérer les lanternes
3 personnes
Éteindre la musique et l'alimentation
2 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 130
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Lanternes LEDqté 120
Lanternes en papierqté 80
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 16
Bâtons de lanternesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Mur photo
Paniers décoratifsqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 18
Projecteurs LEDqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Lecteur audio
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Piles rechargeablesqté 40
Chargeurs de batterieqté 8
Chargeurs mobilesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 10
Plateaux en aluminiumqté 20
Tapis de planche à découperqté 6
Pains de glaceqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 20
Serre-câblesqté 200
Gants de travailqté 12

Activités

Tables de loisirs créatifsqté 4
Chaises de bricolageqté 24
Tabliers pour enfantsqté 30
Ciseauxqté 30
Pistolets à colleqté 6
Bacs de bricolageqté 12
Poubellesqté 12
Marqueurs craieqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Caisses de rangementqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 8 à 12 semaines avant le festival. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, de confirmer les prestataires et d’envoyer les invitations.
Traitez les inscriptions avec une date limite située 10 à 14 jours avant l’événement. Demandez à ce moment les besoins alimentaires afin d’ajuster les quantités de repas, d’en-cas et de boissons.
Prévoyez l’éclairage avant de réserver l’aménagement du terrain : lanternes LED, guirlandes, projecteurs, rallonges, multiprises et passe-câbles doivent couvrir les zones de circulation et les tables.
Consultez les prévisions météo 5 à 7 jours avant, puis de nouveau la veille. Les tentes de réception et la protection contre les intempéries doivent être installées sans bloquer les sorties ni les itinéraires balisés.
Le jour J, commencez l’installation au moins 4 heures avant l’arrivée du public. Montez d’abord les tentes et le balisage, puis les tables, les chaises, le buffet, les lanternes et enfin le matériel audio.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un Festival des lanternes ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations, les invitations et la commande des lanternes prennent souvent plus de temps que prévu.
Combien de temps prévoir pour installer le site ?: Prévoyez au moins 4 heures avec une équipe de bénévoles organisée. Comptez davantage si vous devez monter plusieurs tentes, installer des projecteurs LED et baliser un grand terrain.
Quand envoyer les invitations pour un Festival des lanternes ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, puis fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer les quantités de catering et les besoins alimentaires.
Quand vérifier la météo avant le festival ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière la veille. Préparez la protection contre les intempéries dès que le risque est confirmé, au lieu d’attendre le matin même.

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