Que faut-il prévoir pour une rencontre arc-en-ciel ?

Cette liste de courses rassemble le matériel et les consommables à prévoir pour une rencontre arc-en-ciel. Pense aux tables, aux assises et au balisage, mais aussi au son, à la projection et à l’éclairage si le programme comporte des prises de parole ou de la musique. La vaisselle réutilisable, les boissons fraîches et le matériel de service sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Vérifie les quantités après les inscriptions et les besoins alimentaires avant de faire les achats.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 8
Jupes de tableqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Panneaux de scèneqté 6
Escaliers de scèneqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 180
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs alimentairesqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux arc-en-cielqté 12
Bannières arc-en-cielqté 8
Mélange de ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 4
Bandes adhésivesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6
Décorations de tableqté 12
Badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 180

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilos
- Eau non gazeuse - 80 litres
- Eau pétillante - 50 litres
- Cola - 24 litres
- Cola Zero - 24 litres
- Sinas - 12 litres
- Ice tea - 12 litres
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 8 caisses
- Bière - 10 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Tire-bouchons - 3 pièces
- Glaçons - 20 kilos
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 6 bocaux
- Noix mélangées - 5 kilos
- Galettes de riz - 6 paquets
- Popcorn - 4 sacs
- Mini-wraps - 250 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 3 kilos
- Pesto - 6 pots
- Concombre - 12 pièces
- Poivrons - 15 pièces
- Roquette - 10 sachets
- Tomates cerises - 8 kilos
- Carottes - 6 kilos
- Céleri branche - 4 bottes
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Mandarines - 8 kilos
- Fraises - 5 kilo
- Gâteau au citron - 4 pièces
- Brownies - 6 plats
- Muffins véganes - 60 pièces
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Miel - 2 pots
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 paquet
- Paprika en poudre - 1 pot
- Poudre d'ail - 1 pot
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Pailles réutilisables - 200 pièces

Conseils

Prévois au moins une assise par personne attendue, puis ajoute quelques chaises pliantes pour les personnes qui en auront besoin pendant les échanges ou les interventions.
Pour les boissons, compte généralement 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis environ 1 verre par heure supplémentaire. Refroidis une première partie la veille et garde le reste en réserve.
Si le programme prévoit des discours ou de la musique, teste les haut-parleurs, les microphones, les pieds de micro et la table de mixage au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Pour une présentation, prépare l’ordinateur portable, l’écran, le vidéoprojecteur et les rallonges ensemble. Fais un essai complet avec les multiprises et les câbles utilisés sur place la veille ou le matin même.
Installe l’éclairage avant l’ouverture : les lampes LED et les guirlandes créent l’ambiance, tandis que les lampes à piles servent de secours en cas de coupure ou dans les zones peu éclairées.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il pour une rencontre arc-en-ciel ?: Prévois au moins 2 gobelets réutilisables par personne si le lavage est possible, ou 3 par personne pour éviter les ruptures pendant les échanges. Ajoute une réserve d’environ 10 % pour les pertes et les gobelets oubliés.
Quelle quantité de boissons acheter pour l’événement ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Pour une rencontre de 4 heures avec 30 personnes, cela représente environ 150 à 180 boissons, selon la météo et la présence d’alcool.
Quand faut-il acheter et refroidir les boissons ?: Achète les boissons 1 à 2 jours avant la rencontre et mets au frais au moins 12 heures avant le début. Garde une partie en réserve afin de pouvoir réapprovisionner sans interrompre le programme.
Combien de chaises prévoir pour les intervenants et le public ?: Prévois une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de chaises supplémentaires. Ajoute des chaises pliantes pour les intervenants, l’équipe d’organisation et les personnes qui arrivent sans inscription.

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