Que prévoir pour une projection de documentaire anniversaire ?

Pour une projection de documentaire anniversaire, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir l’accueil des invités, le service, la décoration et les éléments techniques qui permettent de lancer le film sans improvisation. Cette liste vous aide à réunir le nécessaire avant l’ouverture du lieu, notamment les câbles, adaptateurs et rallonges souvent oubliés. Ajustez les quantités au nombre définitif d’inscrits, puis gardez une petite marge pour les verres, les assiettes et les badges.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Verresqté 90
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Télécommandesqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Bannière d’anniversaire
Affiches photoqté 8
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 80
Panneaux directionnelsqté 8
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Gants de nettoyageqté 4
Torchonsqté 12

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 48 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Bière - 48 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Mini-sandwichs - 100 pièces
- Sandwichs végétariens - 30 pièces
- Sandwichs végétaliens - 15 pièces
- Sandwichs sans gluten - 10 pièces
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez 2 à 3 verres par personne si vous servez des boissons pendant la première heure, puis ajoutez une marge de 10 % pour les remplacements et les invités supplémentaires.
Comptez un verre, une assiette et un jeu de couverts par invité, avec 10 % de réserve. Pour le café, prévoyez au moins une tasse par personne et quelques tasses supplémentaires pour le service après la projection.
Emportez au moins 2 câbles HDMI, les adaptateurs correspondant aux ordinateurs utilisés et 2 multiprises avec rallonges assez longues pour rejoindre les prises sans faire passer les câbles dans les zones de circulation.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif par invité inscrit, puis imprimez 5 à 10 badges vierges. Ajoutez des panneaux directionnels visibles dès l’entrée, surtout si la salle n’est pas directement repérable.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et utilisez les glacières pour les maintenir au frais. Placez les plateaux, pinces et couverts de service sur la table traiteur avant l’ouverture, pas au moment du premier service.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une projection anniversaire ?: Comptez 2 à 3 verres par personne pour la première heure, selon le nombre de boissons proposées. Ajoutez une réserve d’environ 10 % afin de remplacer les verres utilisés ou renversés.
Quel matériel technique faut-il pour projeter un documentaire ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, des haut-parleurs, un câble HDMI et les adaptateurs nécessaires. Emportez au moins un câble HDMI de secours, 2 multiprises et des rallonges adaptées à la salle.
Combien de badges nominatifs imprimer ?: Imprimez un badge par invité figurant sur la liste définitive et ajoutez 5 à 10 badges vierges. Faites l’impression au plus tard la veille, afin de pouvoir corriger les inscriptions ou les noms manquants.
Quand refroidir les boissons pour la projection ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Si les glacières doivent aussi servir pendant l’événement, préparez-les avec des pains de glace juste avant l’ouverture du lieu.

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