Qué necesitas para una proyección documental de aniversario

Para una proyección documental de aniversario necesitas algo más que una pantalla y un proyector. La lista combina el equipo audiovisual, el material para recibir a los invitados y lo necesario para servir café, bebidas y aperitivos. Comprueba con antelación que el portátil, los altavoces, los cables y los adaptadores sean compatibles. También conviene preparar la recepción y la señalización antes de que lleguen los primeros invitados.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesascant. 8
Mesa de recepción
Taburetescant. 4

Vajilla

Vasoscant. 90
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 90
Cubiertoscant. 90
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Cable HDMIcant. 2
Adaptadores HDMIcant. 3
Regletascant. 5
Cables alargadorescant. 5
Mandos a distanciacant. 2

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Banner de aniversario
Pósteres fotográficoscant. 8
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 80
Señales direccionalescant. 8
Tiras adhesivascant. 2

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Guantes de limpiezacant. 4
Paños de cocinacant. 12

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Azúcar - 1 kilogramo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Cerveza - 48 botellines
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilogram
- Mini sándwiches - 100 unidades
- Sándwiches vegetarianos - 30 unidades
- Sándwiches veganos - 15 unidades
- Sándwiches sin gluten - 10 unidades
- Queso joven - 2 kilogramo
- Hummus - 6 envases
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 40 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Mix de aperitivos salados - 4 bolsas
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 60 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante - 4 botellas

Consejos

Calcula las sillas según la lista definitiva de invitados y añade un pequeño margen para cambios de última hora. Coloca la mesa de recepción cerca de la entrada, con las tarjetas de nombre y las señales direccionales listas.
Prueba la proyección completa al menos 24 horas antes: documental, subtítulos, portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono y conexiones. Lleva adaptadores HDMI y un cable alargador de reserva.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara las neveras portátiles antes de abrir el espacio. Para el primer servicio, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona.
Prepara el café y el té en termos justo antes de recibir al público, y coloca tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas de servir en la mesa de restauración. Así no tendrás que buscar vajilla durante la recepción.
Monta la decoración y la señalización antes de colocar la comida: banner de aniversario, pósteres fotográficos, manteles y señales. Reserva al menos 60 minutos para distribuir mesas, sillas y material sin bloquear los accesos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una proyección documental?: Prepara una silla por invitado confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 50 personas, serían 53 a 55 sillas; así cubres inscripciones tardías o cambios de última hora.
¿Cuándo debo probar el proyector y los subtítulos?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes de la proyección y repite una comprobación breve 60 minutos antes de abrir. Revisa también el cable HDMI, los adaptadores, el sonido y el micrófono.
¿Cuántas bebidas compro para el evento?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona. Para 40 invitados, compra o prepara entre 80 y 120 unidades, ajustando la cantidad según la duración y si también sirves café o té.
¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada del público. La última hora debería dedicarse a colocar sillas, montar la recepción, terminar la restauración, encender la técnica y comprobar que las señales se ven desde la entrada.

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