Was du für eine Jubiläumsdokumentarfilmvorführung brauchst

Für eine Jubiläumsdokumentarfilmvorführung brauchst du mehr als Film und Sitzplätze. Neben Beamer, Leinwand und Ton müssen auch Empfang, Getränke, Snacks, Namensschilder und Wegweiser vorbereitet sein. Plane Geschirr und Sitzplätze nach der bestätigten Gästezahl und halte bei der Technik jeweils ein passendes Ersatzteil bereit. Die folgende Einkaufsliste hilft dir, fehlende Kabel, zu wenige Gläser und vergessene Drucksachen rechtzeitig zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 8
Empfangstisch
HockerAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 5
FernbedienungenAnz. 2

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

Jubiläumsbanner
FotoposterAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 80
WegweiserAnz. 8
KlebestreifenAnz. 2

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 4
GeschirrtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teebeutel - 100 Stück
- Zucker - 1 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Mineralwasser still - 48 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Bier - 48 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 10 kilogram
- Mini-Sandwiches - 100 Stück
- Vegetarische Sandwiches - 30 Stück
- Vegane Sandwiches - 15 Stück
- Glutenfreie Sandwiches - 10 Stück
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Hummus - 6 Schalen
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Knabbermix - 4 Tüten
- Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 60 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Servietten - 300 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Müllsäcke - 30 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 4 Flaschen
- Handgel - 4 Flaschen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Gästen stellst du also 84 bis 88 Stühle bereit.
Rechne für den Empfang im ersten Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle Wasser und weitere Getränke getrennt bereit und kühle sie spätestens am Veranstaltungstag.
Halte für die Vorführung einen Beamer, eine Projektionsleinwand, Lautsprecher, Mikrofon und den passenden Laptop bereit. Prüfe HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher gemeinsam mit der Filmdatei.
Bestelle Namensschilder und Programmhefte nach der endgültigen Gästeliste und drucke jeweils 5 bis 10 Prozent zusätzlich. So kannst du kurzfristige Anmeldungen oder beschädigte Exemplare abfangen.
Stelle am Empfangstisch Wegweiser, Namensschilder und Programmhefte zusammen bereit. Für Snacks brauchst du pro angebotener Speise mindestens eine Servierschale und eine eigene Servierzange, damit der Empfang nicht ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für eine Jubiläumsdokumentarfilmvorführung?: Plane einen Stuhl pro bestätigtem Gast und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 50 Anmeldungen sind das 53 bis 55 Stühle; bei reservierten Sitzplätzen kannst du die Reserve auf 5 Prozent begrenzen.
Wie viele Getränke brauche ich pro Gast?: Für die erste Stunde rechnest du mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Bei 60 Gästen brauchst du damit 120 bis 180 Portionen, zusätzlich solltest du ausreichend Wasser für die gesamte Veranstaltung einplanen.
Wann muss ich die Technik für die Filmvorführung testen?: Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mikrofon, HDMI-Verbindung und Fernbedienungen spätestens am Vortag. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest durch, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Wie viele Programmhefte und Namensschilder soll ich drucken?: Drucke ein Namensschild pro bestätigtem Gast und 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 80 Gästen sind 84 bis 88 Exemplare sinnvoll; Programmhefte kannst du nach demselben Schlüssel kalkulieren.

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