Que faut-il prévoir pour une présentation média ?

Une présentation média demande plus qu’un espace et un programme : les journalistes doivent pouvoir s’identifier, suivre les interventions et repartir avec les bonnes informations. Prévoyez le mobilier d’accueil, le matériel audiovisuel, les boissons et la vaisselle en fonction du nombre d’inscrits. Ajoutez une marge pour les invités de dernière minute et les équipements oubliés, notamment les adaptateurs, les rallonges et les batteries externes. Cette liste vous aide à préparer les achats et le matériel à apporter le jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Pointe-laser

Vaisselle

Verres à vinqté 90
Verres à eauqté 90
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 80
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Fond de scène avec logo
Nappesqté 10
Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Panneaux directionnelsqté 8
Autocollants flèchesqté 24
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Bière - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Mélange pour cocktail - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini wraps - 120 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage en tranches végétal - 1 kilo
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Salade mêlée - 3 kilo
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Poires - 4 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Mini croissants - 100 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Tomates séchées au soleil - 1 kilo
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Gants jetables - 200 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 verres à eau par personne si le service est en libre accès, et 1 verre à vin supplémentaire par personne si du vin est servi. Ajoutez 10 % de vaisselle pour couvrir la casse et les arrivées imprévues.
Pour le premier créneau d’accueil, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis 1 boisson par heure. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture et gardez une réserve non réfrigérée.
Prévoyez au moins 1 câble HDMI, 1 adaptateur compatible avec chaque ordinateur utilisé et 2 rallonges par zone technique. Testez le projecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs la veille, pas le matin même.
Installez 1 table d’inscription près de l’entrée et préparez les badges par ordre alphabétique. Imprimez la liste de présence avec 10 % de lignes supplémentaires pour les participants non prévus.
Pour les dossiers de presse, préparez 1 exemplaire par journaliste confirmé et 5 à 10 exemplaires de réserve. Gardez aussi des batteries externes et un cliqueur de présentation accessibles depuis la table technique, plutôt que dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une présentation média ?: Comptez 2 verres à eau par personne pour un accueil en libre-service, plus 1 verre à vin par personne si du vin est proposé. Ajoutez une marge de 10 % pour la casse et les invités supplémentaires.
Combien de dossiers de presse faut-il imprimer ?: Imprimez 1 dossier par journaliste confirmé et prévoyez 5 à 10 exemplaires supplémentaires. Vérifiez la liste de presse 48 heures avant l’événement pour ajuster la quantité.
Quel matériel technique faut-il vérifier avant une présentation média ?: Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs au moins 24 heures à l’avance. Prévoyez 2 rallonges et 2 multiprises de secours par zone technique.
Quand faut-il refroidir les boissons pour une présentation média ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Pour une présentation le matin, préparez le refroidissement la veille au soir afin d’éviter un service à température ambiante.

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